formation outlook niveau1

Découvrez les fonctionnalités avancées grâce à cette formation Outlook.

Outlook

Gagner du temps et s’organiser avec Outlook

Objectifs pédagogiques : Cette formation vous permet d’acquérir la maîtrise des fonctionnalités avancées d’Outlook et vous apporte des solutions pour les adapter à votre activité et mieux vous organiser : gestion automatique des messages, indicateurs, catégories, partage d’agendas, de contacts

Prérequis : Il est nécessaire de maîtriser l’environnement Windows et d’être initié aux fonctions de base d’Outlook

Public : Toute personne souhaitant maîtriser les fonctions avancées d’Outlook pour mieux les adapter à son activitT

Durée : 1 jour (soit 7 heures)

Niveau : Fondamentaux

Pédagogie : Alternance d’apports théoriques et nombreux exercices de mise en pratique

Evaluation des acquis : Mise en pratique par exercices en autonomie puis corrigés individuellement et/ou collectivement

Suivi après formation : Un ouvrage de référence (remis en formation) – évaluation à chaud remplie par l’apprenant

Programme

Personnaliser Outlook

  • Paramétrer les options d’Outlook pour gagner du temps
  • Accéder directement à l’essentiel : personnaliser le ruban, les affichages, les favoris
  • Adapter Outlook à son activité : définir des champs, des catégories, des indicateurs

Traiter un volume important de mails, organiser le classement et l’archivage

  • Exploiter les indicateurs de suivi, les conversations et outils de recherche
  • Créer des fichiers de données (pst) pour désengorger sa boîte à lettres
  • Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement ses mails
  • Enregistrer des actions rapides pour les manipulations les plus courantes : transfert, classement, modèles, …
  • Collecter rapidement une information : les boutons de vote
  • Filtrer le courrier indésirable (Spam)
  • Paramétrer l’archivage automatique

Maîtriser la gestion de pièces jointes et les liens

  • Compresser pour optimiser (zip)
  • Protéger ses fichiers (format pdf)

Gérer son carnet d’adresses

  • Créer ses propres contacts et listes de distribution
  • Regrouper ses contacts par catégorie
  • Échanger des cartes de visite
  • Importer et exporter des contacts
  • Opérer un publipostage

Planifier, organiser et prioriser ses activités

  • Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels, planifier les éléments périodiques
  • Attribuer des couleurs pour visualiser et prioriser ses activités
  • Définir des échéances et mettre en place des rappels