Automatiser un reporting, préparer des devis, organiser un planning ou transformer des exports : un outil Excel sur mesure part d’un besoin précis. Cette page présente des exemples d’applications développées par DOPHIS, avec la problématique, les fonctions réalisées et leur intérêt pour les utilisateurs.
Les réalisations couvrent notamment la production, le commerce, les laboratoires, les ressources humaines et la gestion administrative. Chaque exemple illustre une façon d’adapter Excel aux données et aux méthodes de travail de l’entreprise.
Pour étudier un besoin comparable, découvrez notre prestation de développement Excel et VBA sur mesure.
Les captures illustrent les interfaces et les documents réalisés. Cliquez sur une image pour l’agrandir.
Tableaux de bord, indicateurs et reporting Excel
Suivi commercial et analyse des points de vente
La problématique : Disposer d’une vue d’ensemble des évaluations commerciales et pouvoir examiner les résultats par pays, responsable, commercial ou point de vente.
Ce qui a été développé : Une interface Excel donne accès aux données de référence, au formulaire et au tableau de bord. Des filtres permettent de sélectionner le périmètre et la période à analyser. Les graphiques présentent les scores et le suivi des points de vente évalués.
Le bénéfice : Le responsable commercial peut passer d’une synthèse globale à un périmètre précis et comparer les indicateurs dans un même écran.
Interface d’accès aux données commerciales, au formulaire et au tableau de bord
Tableau de bord commercial avec filtres par pays, équipe et point de vente
Tableau de bord d’avancement des projets
La problématique : Suivre plusieurs dossiers à des étapes différentes et identifier leur répartition entre préétude, étude, offre et fabrication.
Ce qui a été développé : Un tableau de bord Excel regroupe les dossiers par jalon et par intervenant. Une synthèse chiffrée et plusieurs graphiques présentent leur répartition et leur état d’avancement.
Le bénéfice : Les équipes disposent d’une lecture commune des dossiers en cours pour préparer les points de suivi et repérer les étapes qui concentrent le plus de projets.
Répartition des projets par jalon et par intervenant
Analyse de la marge, du chiffre d’affaires et de l’EBITDA
La problématique : Comprendre les écarts entre le budget et le réalisé, puis les comparer à l’année précédente sans se limiter à un montant global.
Ce qui a été développé : Des graphiques en cascade présentent l’évolution de la marge, du chiffre d’affaires et de l’EBITDA. Les différentes composantes des écarts sont rendues visibles dans une présentation commune.
Le bénéfice : La lecture des variations est facilitée pour préparer une revue de gestion et expliquer les écarts constatés.
Graphiques en cascade pour analyser la marge, le chiffre d’affaires et l’EBITDA
Optimisation des découpes et calcul des coûts matière
La problématique : Répartir des pièces de différentes longueurs dans des barres disponibles, limiter les chutes et calculer le coût matière de la commande.
Ce qui a été développé : Une application Excel utilise les longueurs et les quantités à produire pour calculer une répartition des pièces. Elle regroupe les plans de coupe identiques, distingue les chutes à conserver et intègre les pertes dans le calcul du coût matière.
Le bénéfice : La préparation des coupes et le chiffrage reposent sur les mêmes données. Une modification de commande peut être répercutée en relançant le calcul.
Illustration de l’application Excel d’optimisation des découpes
Le fonctionnement est présenté dans notre exemple d’application Excel pour optimiser les découpes.
Plannings Excel : projets, équipes et production
Planning de projet avec suivi de l’avancement
La problématique : Transformer une liste de tâches, de dates et de pourcentages d’avancement en un planning lisible.
Ce qui a été développé : Le fichier Excel reprend les données de départ et construit une représentation chronologique des tâches et des jalons. Les informations d’avancement accompagnent cette vue pour suivre l’évolution du projet.
Le bénéfice : Le planning permet de situer les travaux dans le temps et de partager une vue plus accessible qu’une simple liste de lignes.
Liste des tâches avec dates, durées et pourcentages d’avancement
Représentation chronologique des tâches et des jalons du projet
Organisation des équipes de ramassage
La problématique : Préparer les tournées en associant les chauffeurs, les équipiers et les secteurs sur les différents jours de la semaine.
Ce qui a été développé : Une interface permet de gérer les paramètres et les listes de personnel. Le planning hebdomadaire regroupe les affectations par tournée et propose des commandes de validation, d’impression et de sortie PDF.
Le bénéfice : Les affectations sont regroupées dans un support commun, facile à consulter et à transmettre aux équipes.
Interface de paramétrage des équipes de ramassage
Planning hebdomadaire des chauffeurs, équipiers et tournées
Ordonnancement de production à partir de données SAP
La problématique : Positionner les ordres de fabrication dans le temps en tenant compte des périodes d’ouverture des lignes, des week-ends et des temps de maintenance.
Ce qui a été développé : L’outil Excel exploite des données issues de SAP pour calculer les fins de production. Il présente ensuite les ordres de fabrication sur un synoptique organisé par ligne.
Le bénéfice : Le service production visualise l’enchaînement des fabrications et dispose d’une base pour examiner les dates prévues et organiser le travail de l’atelier.
Tableau des ordres de fabrication et des dates de fin calculées
Synoptique de production organisé par ligne de fabrication
Vous pouvez également consulter la présentation de notre planning de production Excel.
Planning d’interventions et affectation du personnel
La problématique : Coordonner les travaux et les intervenants avec une présentation qui permette de suivre les affectations et les différentes étapes.
Ce qui a été développé : Des plannings Excel présentent les interventions sous forme de synoptique et les affectations du personnel dans un calendrier. Une commande par double-clic donne accès à la gestion des intervenants.
Le bénéfice : Les responsables peuvent consulter la répartition des équipes et ajuster les affectations depuis une représentation visuelle du planning.
Planning visuel des interventions et des étapes de travaux
Calendrier d’affectation du personnel
Devis Excel et configurateurs de chiffrage
Sélection d’articles et configuration des pièces
La problématique : Construire un devis à partir d’un catalogue et de caractéristiques de pièces, sans ressaisir chaque désignation et chaque prix.
Ce qui a été développé : Des formulaires permettent de sélectionner un article ou de renseigner les dimensions et les caractéristiques d’une pièce. La sélection peut être ouverte par double-clic. Des commandes intégrées au ruban facilitent la construction du devis.
Le bénéfice : Le chiffrage s’appuie sur une saisie guidée et sur les références disponibles dans le fichier, ce qui limite les manipulations répétitives.
Formulaire de configuration d’une pièce pour le chiffrage
Sélection d’un article du catalogue depuis le devis Excel
Commandes de gestion du devis intégrées au ruban Excel
Devis de travaux organisés par lots
La problématique : Chiffrer une opération composée de plusieurs lots et conserver une synthèse lisible des montants.
Ce qui a été développé : Des fichiers Excel structurent les ouvrages par lot, avec les quantités, les prix et les montants associés. Les informations sont regroupées dans des récapitulatifs pour préparer la présentation du devis.
Le bénéfice : Le détail de chaque lot reste accessible, tandis que la synthèse facilite la lecture du chiffrage global et de ses évolutions.
Chiffrage d’un lot de travaux avec détail des postes et des montants
Devis de bâtiment organisé par lots et sous-totaux
Chiffrage de prestations d’essais
La problématique : Évaluer le coût d’une prestation en tenant compte des équipements, du nombre d’analyses et des temps d’intervention.
Ce qui a été développé : Un configurateur Excel regroupe le choix des équipements, le nombre de participants ou de visites et les postes de temps nécessaires au protocole. Des menus personnalisés illustrent également l’accès direct aux principales fonctions de chiffrage.
Le bénéfice : Les paramètres du calcul sont rassemblés dans une trame commune, ce qui facilite leur contrôle et la préparation d’une offre.
Configurateur de coût d’une prestation d’essais
Exemple de ruban Excel personnalisé pour piloter un outil de chiffrage
Traitement de fichiers CSV et rapports de laboratoire
Génération de rapports à partir d’analyses
La problématique : Passer des résultats exportés par un équipement de laboratoire à un rapport exploitable, avec les graphiques attendus.
Ce qui a été développé : Une interface Excel permet de sélectionner les fichiers à traiter, le modèle de rapport et le dossier de destination. Le traitement génère les rapports au format Excel et PDF avec leur restitution graphique.
Le bénéfice : La préparation du rapport suit une procédure commune et évite de reconstruire manuellement sa présentation pour chaque fichier.
Interface de génération des rapports de laboratoire
Rapport d’analyse avec graphiques générés à partir des mesures
Analyse des enregistrements et des cycles d’un automate
La problématique : Exploiter un export CSV contenant de nombreux événements et mesures, puis retrouver les résultats par cycle.
Ce qui a été développé : Le fichier propose une sélection du CSV à importer et organise les enregistrements dans Excel. Le traitement génère plusieurs onglets avec des graphiques pour consulter les cycles et leurs données.
Le bénéfice : Les mesures deviennent plus faciles à parcourir et à comparer, sans créer chaque feuille et chaque graphique à la main.
Sélection du fichier CSV contenant les enregistrements de l’automate
Données de cycle et graphique répartis dans les onglets Excel
Calcul de marge commerciale sur Excel
La problématique : Évaluer la marge d’une vente en regroupant les éléments de prix et de coût nécessaires au calcul.
Ce qui a été développé : Une fiche Excel rassemble les informations commerciales, les postes de coût et les calculs de marge dans un même document. La présentation distingue les données à renseigner et les résultats à consulter.
Le bénéfice : L’utilisateur dispose d’un support de contrôle pour examiner le chiffrage d’une vente avant de finaliser sa proposition.
Fiche de chiffrage et de calcul de marge commerciale
Bons de commande pour des analyses de laboratoire
La problématique : Choisir des essais dans un catalogue et préciser les échantillons concernés pour transmettre une demande complète au laboratoire.
Ce qui a été développé : Un catalogue Excel permet de sélectionner les analyses par famille. Le bon de commande reprend les essais choisis, leurs références et les informations nécessaires à l’identification des échantillons.
Le bénéfice : La demande et les échantillons sont décrits dans un même support, ce qui facilite la préparation et la lecture de la commande.
Catalogue de tests et d’essais pour sélectionner les analyses
Bon de commande avec identification des échantillons et analyses choisies
Questionnaires et formulaires de saisie Excel
Fiches d’analyse sensorielle
La problématique : Recueillir des appréciations sur plusieurs produits en utilisant les mêmes critères de dégustation.
Ce qui a été développé : Une fiche Excel structure les observations par critère : aspect, texture, goût et autres caractéristiques du produit. Les zones de saisie et les repères visuels accompagnent le remplissage.
Le bénéfice : Les observations suivent une trame commune et peuvent être comparées plus facilement entre produits.
Fiche d’analyse sensorielle organisée par critères de dégustation
Formulaires d’inscription avec listes dépendantes
La problématique : Rassembler les informations d’inscription tout en guidant les choix selon les réponses déjà renseignées.
Ce qui a été développé : Le formulaire Excel utilise des listes déroulantes dépendantes : une première sélection conditionne les choix proposés dans la liste suivante. La capture illustre également un contrôle du format de l’adresse e-mail.
Le bénéfice : La saisie est plus cohérente et les possibilités de sélection sont adaptées au cas renseigné.
Formulaire d’inscription avec listes déroulantes dépendantes
Questionnaire de recueil d’informations client
La problématique : Recueillir des informations sur la situation d’un client dans une fiche structurée, avec des réponses faciles à renseigner.
Ce qui a été développé : Un questionnaire Excel organise les informations d’identification et les rubriques liées à la protection sociale. Des choix prédéfinis et des cases de réponse accompagnent le remplissage.
Le bénéfice : Les informations sont présentées dans un format homogène, plus simple à relire et à exploiter lors du traitement du dossier.
Questionnaire client structuré autour des informations de protection sociale
Interface Excel pour la préparation de programmes d’usinage
La problématique : Rassembler les caractéristiques des pièces et les paramètres d’usinage dans une interface adaptée à la préparation technique.
Ce qui a été développé : L’interface Excel regroupe les références de pièce, les dimensions, les outils, les coordonnées et les paramètres de perçage ou d’usinage. Elle propose des commandes de copie et de création de programme.
Le bénéfice : Les données nécessaires à la préparation sont réunies dans un écran structuré, ce qui facilite leur saisie et leur vérification.
Interface de saisie des paramètres de pièces et d’usinage
Suivi des ordres de fabrication issus de SAP
La problématique : Consolider les informations de fabrication et connaître l’avancement des opérations pour chaque référence.
Ce qui a été développé : Le fichier Excel importe des données SAP et les organise dans un tableau de suivi des ordres de fabrication, ou OF. Des codes couleur distinguent notamment les opérations terminées, en cours, bloquées ou sous-traitées.
Le bénéfice : L’état des fabrications est plus facile à parcourir pour repérer les opérations à suivre et préparer les échanges avec l’atelier.
Tableau d’avancement des ordres de fabrication avec codes couleur
Transformation de données pour les logiciels RH, la comptabilité et SAP
Mise en forme de données d’absences
La problématique : Transformer un export RH en un tableau qui sépare clairement les salariés, les types d’absence et les dates.
Ce qui a été développé : Le traitement Excel réorganise les données brutes dans des colonnes adaptées aux congés, RTT et autres absences. Les informations sont préparées pour leur reprise dans le processus RH.
Le bénéfice : Les équipes disposent d’une structure plus lisible pour contrôler les données et préparer leur import.
Export RH avant réorganisation des informations d’absence
Tableau RH après séparation des types d’absence et des dates
Consolidation de relevés d’heures et export CSV
La problématique : Regrouper des heures et des variables réparties dans plusieurs onglets, puis les présenter dans le format attendu par un logiciel RH.
Ce qui a été développé : Une interface Excel charge les données, les transforme et génère un fichier CSV. Le tableau de sortie répartit les valeurs dans les rubriques attendues, à partir des relevés de départ.
Le bénéfice : Les informations suivent une chaîne de traitement commune, ce qui réduit les recopies entre feuilles et fichiers.
Relevés d’heures de départ répartis dans plusieurs onglets
Interface de chargement des données et de génération du CSV
Données transformées dans les rubriques du fichier de sortie RH
Traitement d’écritures et de codes de TVA
La problématique : Adapter des écritures exportées pour retrouver les comptes, les montants et les informations de TVA dans une structure exploitable.
Ce qui a été développé : Un traitement piloté depuis Excel importe le fichier source et restitue les écritures dans un tableau organisé par date, journal, compte, débit, crédit et numéro de pièce, selon les règles de transformation prévues.
Le bénéfice : Le service comptable peut examiner les écritures dans un format commun et préparer leur intégration dans son outil.
Commande d’import et de traitement des écritures
Tableau d’écritures après traitement dans Excel
Conversion d’un export CSV vers un autre système
La problématique : Transférer des données entre deux logiciels qui n’utilisent pas la même structure de fichier.
Ce qui a été développé : Une interface Excel permet de sélectionner les fichiers sources, la période de traitement et le dossier de sortie. Le traitement transforme les écritures et produit le fichier destiné au système cible.
Le bénéfice : Les règles de conversion sont regroupées dans l’outil et peuvent être réappliquées aux exports suivants.
Extrait du fichier CSV avant conversion
Sélection des fichiers et paramètres de conversion des écritures
Écritures transformées dans la structure du système cible
Préparation de données pour un import SAP
La problématique : Mettre des informations de facturation ou de comptabilité dans les colonnes et les formats attendus par SAP.
Ce qui a été développé : Un tableau Excel prépare les données d’import : dates, comptes, montants, codes et libellés. La structure de sortie correspond au besoin d’intégration défini pour le projet.
Le bénéfice : La préparation du fichier suit une trame stable, ce qui facilite les contrôles avant import.
Tableau de préparation des données pour l’import SAP
Transformation de données de caisse pour un ERP
La problématique : Exploiter des états de caisse dont la présentation initiale ne permet pas une reprise directe dans le logiciel de gestion.
Ce qui a été développé : L’outil Excel importe le fichier de caisse, reprend les encaissements et les décaissements, puis les réorganise en écritures avec comptes, montants, libellés et codes de TVA.
Le bénéfice : Les données de caisse sont préparées dans un format destiné à l’ERP, sans reconstruire le tableau de sortie ligne par ligne.
État de caisse avant transformation des encaissements et décaissements
Interface de sélection et d’import du fichier de caisse
Écritures issues des données de caisse, préparées pour l’ERP
Génération du document unique et de ses synthèses
La problématique : Organiser les situations de risque et leurs mesures de prévention, puis produire un document et des synthèses à partir des informations renseignées.
Ce qui a été développé : Un fichier Excel regroupe les situations de danger, les critères de cotation et les actions de prévention. Des commandes permettent de générer le sommaire, le PDF, des graphiques et le programme d’actions.
Le bénéfice : La préparation documentaire est regroupée dans un outil commun, avec des sorties qui réutilisent les informations du tableau.
Commandes de génération du document unique et de ses synthèses
Tableau des situations de risque et des actions de prévention
Édition de factures PDF et envoi par Outlook
La problématique : Produire une facture à partir des informations d’un dossier, puis préparer sa transmission au destinataire.
Ce qui a été développé : Des outils Excel reprennent les données utiles dans un modèle de facture, génèrent le document PDF et automatisent son envoi par Outlook selon le fonctionnement prévu pour le projet.
Le bénéfice : La production du document et son envoi s’enchaînent à partir des mêmes informations, ce qui limite les ressaisies entre le dossier, la facture et le message.
Exemple de facture produite à partir des informations d’un dossier
Modèle de facture Excel avec montants et imputations
Génération de mails Outlook depuis Excel
La problématique : Préparer des messages récurrents qui reprennent des informations détaillées issues d’un tableau de suivi.
Ce qui a été développé : Un outil Excel génère un message Outlook avec les éléments du dossier. L’exemple présenté reprend la nature des travaux, les références du chantier et un tableau des parcelles concernées.
Le bénéfice : Le message est construit à partir des données du fichier, avec une présentation commune et moins de recopies manuelles.
Message Outlook généré avec les informations d’un chantier
Génération d’offres techniques au format PDF
La problématique : Assembler les caractéristiques techniques, les conditions de l’offre et les informations commerciales dans un document cohérent.
Ce qui a été développé : Un fichier Excel prépare une offre technique à partir des données renseignées : matière, dureté, couleur, tolérances, conditionnement et conditions de prix. Le document est ensuite généré au format PDF.
Le bénéfice : La présentation de l’offre est homogène et les caractéristiques du dossier sont regroupées dans un document prêt à transmettre.
Offre technique avec caractéristiques et conditions commerciales
Gestion des stocks et préparation des commandes
La problématique : Suivre les références, les quantités et les seuils de réapprovisionnement pour préparer les commandes fournisseurs.
Ce qui a été développé : Un tableau Excel rassemble les fournisseurs, les articles, les conditionnements, les prix et les informations de stock. Des commandes permettent de préparer les éléments à commander et de générer la commande.
Le bénéfice : Les informations utiles au réapprovisionnement sont réunies dans un même fichier pour faciliter le contrôle et la préparation des achats.
Tableau de stock et commandes de réapprovisionnement
Simulation de l’évolution d’un investissement
La problématique : Projeter l’évolution de montants dans le temps en appliquant des hypothèses de calcul et de réinvestissement.
Ce qui a été développé : Un fichier Excel déroule les calculs par période et présente des synthèses à plusieurs échéances. Les paramètres permettent d’examiner l’effet du réinvestissement dans le scénario étudié.
Le bénéfice : L’utilisateur peut comparer les résultats calculés à partir de ses hypothèses et comprendre leur évolution. Ces projections décrivent un scénario, pas une performance garantie.
Simulation par période avec hypothèses de réinvestissement
Organisation du plan de formation sur Excel
La problématique : Regrouper les besoins de formation et associer chaque action aux salariés concernés.
Ce qui a été développé : Un tableau Excel structure le choix du thème, la sélection de la formation, le lien vers le catalogue et l’affectation des salariés. Il rassemble également les informations de durée, de date et les commentaires.
Le bénéfice : Le service RH dispose d’un support commun pour préparer et suivre les actions de formation.
Tableau du plan de formation avec affectation des salariés
Génération de documents Word et PDF depuis Excel
La problématique : Produire un document personnalisé dont les paragraphes et les illustrations dépendent des données saisies.
Ce qui a été développé : Un configurateur Excel lance un traitement et pilote la restitution dans Word. Il sélectionne les paragraphes à afficher et ajoute les images prévues, avant la transformation du document en PDF.
Le bénéfice : Le document est assemblé selon les règles définies dans le fichier, ce qui évite de reprendre manuellement chaque version du modèle.
Exemple de données Excel utilisées pour personnaliser un document Word
Relevés d’heures et calcul des temps
La problématique : Rassembler les horaires et les informations d’activité pour obtenir une synthèse hebdomadaire des temps.
Ce qui a été développé : Une feuille Excel organise la saisie par jour, reprend les horaires, les pauses et les informations d’intervention, puis présente les calculs et les totaux de la semaine.
Le bénéfice : Le relevé fournit une base commune pour relire les temps déclarés et examiner les résultats des calculs.
Relevé hebdomadaire d’activité avec calcul des temps
Saisie et synthèse des heures de chantier
La problématique : Répartir les heures par salarié et par chantier, puis obtenir des totaux exploitables sur plusieurs périodes.
Ce qui a été développé : Un tableau Excel centralise la saisie des chantiers, des tâches et des heures. Des synthèses présentent le temps de travail et les heures supplémentaires par personne, par mois et par année.
Le bénéfice : Les responsables peuvent consulter le détail des saisies et les cumuls sans reconstituer manuellement chaque récapitulatif.
Saisie des heures par salarié, tâche et chantier
Synthèse des temps de travail par personne et par période
Synthèse des heures supplémentaires par personne et par période
Suivi de trésorerie et prévisions sur Excel
La problématique : Anticiper l’évolution de la trésorerie à partir des encaissements et des décaissements prévus, y compris les opérations récurrentes.
Ce qui a été développé : Un tableau Excel rassemble les mouvements, leurs échéances et leur statut. Une interface génère les écritures récurrentes, tandis qu’un graphique présente l’évolution du solde prévisionnel.
Le bénéfice : Les échéances et les mouvements à venir sont réunis dans une vue qui aide à repérer les périodes de tension et à examiner les prévisions.
Tableau des encaissements et décaissements avec leurs échéances
Interface de génération des mouvements récurrents de trésorerie
Graphique d’évolution de la trésorerie prévisionnelle
Un outil est également présenté dans la fiche du tableau de trésorerie prévisionnel Excel.
Vérification et enrichissement des coordonnées clients
La problématique : Contrôler une liste d’entreprises lorsque des SIRET manquent ou que les coordonnées enregistrées doivent être vérifiées.
Ce qui a été développé : Un outil Excel interroge la base SIRENE et restitue les informations d’entreprise à côté des données d’origine. Les résultats permettent de comparer les identifiants et les coordonnées disponibles.
Le bénéfice : Le contrôle est regroupé dans le fichier pour repérer les écarts et les lignes à examiner, sans effectuer chaque recherche séparément.
Tableau de comparaison des coordonnées clients avec les résultats SIRENE
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