Un fichier Factur-X doit contenir des données structurées précises : identification du vendeur, identification de l’acheteur, lignes de facture, TVA, totaux et montants de contrôle.
Factur-X est un format hybride : le fichier contient une facture PDF lisible par l’utilisateur et un fichier XML intégré, exploitable par les plateformes de facturation électronique et les logiciels de gestion.
Le PDF permet de consulter la facture. Le XML permet de traiter automatiquement les informations : numéro de facture, date, vendeur, acheteur, lignes, taxes, montants et échéances. Il est nécessaire au préalable de transformer le PDF au format FacturX.
Cette page présente les principales données à intégrer dans le XML Factur-X, avec des exemples de balises et de correspondances métier.
Besoin de valider la structure de vos données Factur-X ?
Nous analysons vos bases Access, fichiers Excel ou exports existants pour identifier les données disponibles, les champs manquants et les adaptations nécessaires à la génération du XML Factur-X.
Les informations obligatoires de l’en-tête de facture
L’en-tête permet d’identifier le document. Il contient les informations générales de la facture : numéro, date, type de document, devise et références éventuelles.
| Information métier | Élément XML Factur-X | Exemple | Commentaire |
|---|---|---|---|
| Numéro de facture | ExchangedDocument / ID |
FA2026-001 |
Identifiant unique du document. |
| Date de facture | IssueDateTime |
20260901 |
Date d’émission de la facture, au format attendu dans le XML. |
| Type de document | TypeCode |
380 |
Code indiquant la nature du document, par exemple facture commerciale. |
| Devise | InvoiceCurrencyCode |
EUR |
Code devise, généralement exprimé selon la norme ISO 4217. |
| Référence acheteur | BuyerReference |
BC-4587 |
Référence client ou référence de commande lorsque celle-ci est utilisée. |
Les informations obligatoires concernant le vendeur
Le vendeur correspond à l’entreprise qui émet la facture. Dans le XML Factur-X, ses données sont regroupées dans le bloc SellerTradeParty.
Ce bloc doit permettre d’identifier clairement l’émetteur de la facture : nom de l’entreprise, adresse, pays, SIRET et numéro de TVA intracommunautaire lorsque celui-ci est applicable.
| Information vendeur | Élément XML Factur-X | Exemple | Commentaire |
|---|---|---|---|
| Nom du vendeur | SellerTradeParty / Name |
Dophis |
Raison sociale de l’entreprise émettrice. |
| Adresse | PostalTradeAddress |
10 rue Exemple |
Adresse structurée : rue, code postal, ville et pays. |
| Code pays | CountryID |
FR |
Code pays utilisé dans l’adresse. |
| SIRET vendeur | SpecifiedLegalOrganization / ID |
12345678901234 |
Identifiant légal de l’établissement émetteur. |
| TVA intracommunautaire | SpecifiedTaxRegistration / ID |
FR00123456789 |
Identifiant TVA du vendeur lorsque l’entreprise y est assujettie. |
Vous utilisez une application Microsoft Access ?
Les informations du vendeur et du client sont souvent présentes dans des tables Access. Dophis peut adapter vos tables, requêtes, états et traitements VBA pour générer les balises nécessaires. Découvrez comment générer une facture électronique depuis Access.
Les informations obligatoires concernant l’acheteur
L’acheteur correspond au client destinataire de la facture. Dans le fichier XML Factur-X, ses informations sont généralement structurées dans le bloc BuyerTradeParty.
La qualité de ces données est essentielle, car elles permettent d’identifier le client professionnel et de préparer le routage de la facture sur la plateforme choisie.
| Information acheteur | Élément XML Factur-X | Exemple | Commentaire |
|---|---|---|---|
| Nom du client | BuyerTradeParty / Name |
Client Exemple SAS |
Raison sociale de l’acheteur. |
| Adresse client | PostalTradeAddress |
25 avenue Client |
Adresse complète du destinataire de la facture. |
| Code pays | CountryID |
FR |
Code pays de l’acheteur. |
| SIRET acheteur | SpecifiedLegalOrganization / ID |
98765432100012 |
Identifiant légal du client professionnel. |
| TVA client | SpecifiedTaxRegistration / ID |
FR00987654321 |
Identifiant TVA du client lorsque nécessaire. |
Les lignes de facture dans le XML Factur-X
Les lignes de facture constituent une partie essentielle du XML lorsque le document doit permettre une exploitation détaillée des données. Chaque ligne doit contenir une description du produit ou de la prestation, une quantité, une unité, un prix et un montant.
Dans le XML, les lignes sont généralement portées par les structures IncludedSupplyChainTradeLineItem, AssociatedDocumentLineDocument, SpecifiedTradeProduct et SpecifiedLineTradeSettlement.
| Information ligne | Élément XML Factur-X | Exemple | Commentaire |
|---|---|---|---|
| Numéro de ligne | AssociatedDocumentLineDocument / LineID |
1 |
Identifie la ligne dans la facture. |
| Désignation | SpecifiedTradeProduct / Name |
Prestation VBA |
Libellé du produit ou de la prestation facturée. |
| Quantité | BilledQuantity |
2.00 |
Quantité facturée, avec l’unité associée. |
| Unité | unitCode |
C62 |
Code unité utilisé pour qualifier la quantité. |
| Prix unitaire net | NetPriceProductTradePrice / ChargeAmount |
500.00 |
Prix unitaire hors taxe après remise éventuelle. |
| Montant de ligne | SpecifiedTradeSettlementLineMonetarySummation / LineTotalAmount |
1000.00 |
Montant total hors taxe de la ligne. |
Vous utilisez Excel pour générer vos factures ?
Les lignes de facture sont souvent présentes dans des tableaux Excel ou dans des feuilles utilisées par des macros VBA. Consultez notre solution pour adapter votre fichier Excel à la facturation électronique.
La ventilation de TVA dans Factur-X
La TVA ne doit pas seulement apparaître dans le PDF. Elle doit être structurée dans le XML afin d’indiquer, pour chaque catégorie de taxe, la base imposable, le taux applicable et le montant de taxe correspondant.
La ventilation de TVA est généralement représentée dans le bloc ApplicableTradeTax. Lorsqu’une facture contient plusieurs taux de TVA, plusieurs ventilations peuvent être nécessaires.
| Information TVA | Élément XML Factur-X | Exemple | Commentaire |
|---|---|---|---|
| Type de taxe | ApplicableTradeTax / TypeCode |
VAT |
Indique qu’il s’agit de la TVA. |
| Catégorie fiscale | CategoryCode |
S |
Catégorie de TVA applicable à la ligne ou au total. |
| Base imposable | BasisAmount |
1000.00 |
Montant hors taxe soumis au taux concerné. |
| Taux de TVA | RateApplicablePercent |
20.00 |
Taux appliqué à la base imposable. |
| Montant de TVA | CalculatedAmount |
200.00 |
Montant de taxe calculé pour cette ventilation. |
Attention à la qualité des SIRET de vos clients
Le SIRET du client est une donnée importante pour l’identification du destinataire professionnel. Avant de générer des factures Factur-X, vous pouvez fiabiliser vos données grâce à notre solution de siretisation de fichier Clients.
Les montants de contrôle obligatoires
Le XML Factur-X ne contient pas uniquement les lignes et les taxes. Il doit également présenter des montants de synthèse permettant de vérifier la cohérence financière de la facture.
Ces montants doivent être cohérents entre eux : total des lignes, base taxable, montant de TVA, total TTC, montant déjà payé et montant restant dû.
| Montant | Élément XML Factur-X | Exemple | Contrôle attendu |
|---|---|---|---|
| Total des lignes HT | LineTotalAmount |
1000.00 |
Somme des montants de lignes hors taxe. |
| Base taxable totale | TaxBasisTotalAmount |
1000.00 |
Base utilisée pour le calcul de la TVA. |
| Total TVA | TaxTotalAmount |
200.00 |
Somme des montants de TVA par taux. |
| Total TTC | GrandTotalAmount |
1200.00 |
Total de la facture toutes taxes comprises. |
| Montant à payer | DuePayableAmount |
1200.00 |
Montant restant dû après acompte ou paiement déjà enregistré. |
Exemple simplifié de structure XML Factur-X
L’extrait ci-dessous illustre la logique générale d’un fichier XML Factur-X. Il ne s’agit pas d’un fichier complet, mais d’un exemple simplifié montrant les principaux blocs à alimenter.
FA2026-001
380
20260901
Dophis
12345678901234
Client Exemple SAS
98765432100012
VAT
S
1000.00
200.00
20.00
1000.00
1000.00
200.00
1200.00
1200.00
Comment récupérer ces informations depuis Excel ou Access ?
Les données nécessaires au XML Factur-X existent souvent déjà dans les outils utilisés par l’entreprise. Elles peuvent se trouver dans une base Access, un fichier Excel, un export CSV, un fichier texte ou un logiciel métier capable de générer un PDF.
Le travail consiste à identifier les champs disponibles, vérifier leur cohérence, créer les correspondances avec les balises XML puis automatiser la génération du fichier Factur-X.
Dans une application Access, ces informations sont généralement réparties entre les tables clients, factures, lignes de facture, articles, TVA et paramètres société.
Dans un fichier Excel, elles peuvent être réparties dans plusieurs feuilles : clients, produits, factures, lignes, taux de TVA et paramètres de l’entreprise.
Vos outils actuels contiennent déjà ces données ?
Si votre logiciel ne peut pas être modifié directement, une solution externe peut récupérer vos exports existants et générer automatiquement le fichier Factur-X. Découvrez notre solution pour générer Factur-X à partir de logiciels existants.
