Votre logiciel de facturation génère des fichiers de données TXT, CSV ou Excel mais ne sait pas produire de Factur-X ? Une passerelle externe peut automatiser la conversion sans modifier votre outil existant.
Votre logiciel extrait des données mais pas de fichier Factur-X ?
Nous mettons en place une passerelle de données qui récupère vos exports TXT, CSV ou Excel, contrôle les informations disponibles et génère un fichier Factur-X conforme à partir de vos flux existants.
Qu’est-ce qu’une passerelle Factur-X ?
De nombreuses entreprises utilisent encore un logiciel métier, un ERP ancien ou une application spécifique qui fonctionne correctement au quotidien. Le problème n’est pas toujours la saisie ou le calcul des factures : le logiciel sait souvent exporter les données, mais il ne sait pas produire directement un fichier Factur-X.
Une passerelle Factur-X est un outil intermédiaire qui se place après votre logiciel existant. Elle récupère les fichiers de données que votre système sait déjà générer, par exemple un fichier TXT, CSV ou Excel, puis les transforme en un fichier Factur-X exploitable par les plateformes de facturation électronique.
L’intérêt est de conserver votre logiciel actuel lorsque celui-ci répond encore à vos besoins, tout en ajoutant une brique technique capable de produire le format attendu.
Comment fonctionne la conversion de vos exports ?
La passerelle repose sur un principe simple : votre logiciel continue de produire ses fichiers de sortie habituels, puis un traitement externe se charge de les lire, les contrôler et les convertir.
- 1. Export des données depuis votre logiciel : votre collaborateur génère le fichier de données à partir de l’outil existant : TXT, CSV, Excel ou autre format structuré.
- 2. Lecture et contrôle par la passerelle : la passerelle analyse le fichier, identifie les champs disponibles et vérifie les données indispensables : client, facture, lignes, TVA, montants et identifiants légaux.
- 3. Correspondance avec les données Factur-X : chaque colonne ou champ du fichier source est associé à l’information attendue dans le XML Factur-X.
- 4. Génération du fichier final : la passerelle produit le fichier Factur-X à partir des données contrôlées, prêt à être déposé sur la plateforme de facturation choisie par l’entreprise.
Cette approche permet d’éviter une modification lourde du logiciel d’origine, notamment lorsqu’il est ancien, fermé, non documenté ou difficile à faire évoluer.
Les formats de fichiers pris en charge par la passerelle
Chaque logiciel organise ses exports à sa manière. Certains produisent des fichiers CSV avec des colonnes clairement séparées, d’autres utilisent des fichiers texte à largeur fixe ou des classeurs Excel générés automatiquement. La passerelle est configurée selon la structure réelle de vos fichiers.
| Format d’export d’origine | Traitement réalisé par la passerelle | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Fichier CSV (.csv) | Lecture des colonnes séparées par un délimiteur : point-virgule, virgule, tabulation ou autre séparateur. | Format adapté aux volumes importants, à condition que les colonnes soient stables et bien identifiées. |
| Fichier texte ou fichier plat (.txt) | Analyse de fichiers à largeur fixe, fichiers positionnels ou exports texte structurés selon les règles de votre logiciel. | Solution pertinente pour les logiciels anciens ou développés sur mesure. |
| Classeur Excel (.xls, .xlsx, .xlsm) | Lecture de feuilles structurées contenant les factures, les clients, les lignes, les montants et les taux de TVA. | Bonne fiabilité si les colonnes sont clairement structurées et les formats de cellules maîtrisés. |
L’objectif est de travailler à partir de données structurées, et non d’interpréter visuellement une facture. Plus l’export est stable, complet et cohérent, plus la génération du Factur-X peut être automatisée de manière fiable.
Pour comprendre les informations que ces exports doivent contenir, consultez notre guide des mentions obligatoires pour la facturation électronique.
Quelles données doivent être présentes dans vos exports ?
La passerelle ne peut générer un fichier Factur-X fiable que si les informations nécessaires sont disponibles dans les fichiers sources. Les données doivent permettre de reconstituer l’ensemble de la facture : en-tête, vendeur, acheteur, lignes, taxes et montants de contrôle.
| Bloc de données | Informations attendues | Exemple | Utilité dans Factur-X |
|---|---|---|---|
| En-tête de facture | Numéro, date, devise, échéance, référence client. | FA2026-001 |
Identifier le document et ses références principales. |
| Vendeur | Raison sociale, adresse, SIRET, TVA intracommunautaire. | 12345678901234 |
Identifier l’entreprise émettrice. |
| Acheteur | Raison sociale, adresse, SIRET, pays, TVA si nécessaire. | 98765432100012 |
Identifier le client professionnel et préparer le routage. |
| Lignes de facture | Désignation, quantité, unité, prix unitaire, montant de ligne. | Prestation VBA |
Structurer le détail de la facture dans le XML. |
| TVA | Base taxable, taux, catégorie, montant de taxe. | 20.00% |
Générer la ventilation de TVA. |
| Totaux | Total lignes HT, total TVA, total TTC, montant à payer. | 1200.00 |
Contrôler la cohérence financière du fichier. |
Pourquoi choisir une passerelle plutôt que de changer d’ERP ?
Changer de logiciel de gestion peut représenter un coût important : nouvelles licences, migration des données, formation des utilisateurs, paramétrage des règles métier et réorganisation des processus internes.
La passerelle constitue une alternative pragmatique lorsque votre outil actuel fonctionne, mais qu’il ne sait pas produire le format Factur-X.
- Conservation de votre logiciel existant : vos équipes continuent à travailler avec l’outil qu’elles connaissent déjà.
- Moins de rupture opérationnelle : les processus de saisie, de validation et d’export restent inchangés.
- Adaptation sur mesure : la passerelle est configurée selon la structure réelle de vos exports.
- Évolutivité : le mapping peut être ajusté si votre logiciel modifie son format d’export ou si de nouvelles données doivent être ajoutées.
La qualité des données sources reste essentielle
La passerelle permet de sécuriser la génération technique du fichier Factur-X, sous réserve que les données sources soient complètes et cohérentes.
Si un export ne contient pas le SIRET du client, si les adresses sont incomplètes ou si les montants ne sont pas cohérents entre eux, le traitement devra prévoir des contrôles, des corrections ou des règles complémentaires.
C’est pourquoi la mise en place d’une passerelle commence toujours par l’analyse de vos fichiers d’exports. Cette étape permet d’identifier les champs disponibles, les données manquantes, les formats à corriger et les règles de correspondance à créer.
Si vos fichiers clients doivent être fiabilisés avant la génération de factures électroniques, Dophis peut également vous accompagner avec sa solution de siretisation de fichiers.
Passerelle ou adaptation directe de votre outil ?
La passerelle est particulièrement adaptée lorsque votre logiciel ne peut pas être modifié directement, mais qu’il peut exporter des données de facturation exploitables.
En revanche, si votre outil de facturation est un fichier Excel ou une application Microsoft Access que l’on peut modifier, une adaptation directe du fichier ou du code VBA peut parfois être plus pertinente.
Vous travaillez directement dans Excel ? Consultez notre page dédiée à la facture électronique avec Excel. Vous utilisez une application Access ? Découvrez comment adapter une application Access à la facture électronique.
Une configuration sur mesure pour vos fichiers d’exports
Il n’existe pas d’export TXT, CSV ou Excel universel. Chaque logiciel organise ses colonnes, ses lignes et ses champs selon sa propre logique. La passerelle doit donc être paramétrée selon vos fichiers réels.
Dophis analyse la structure de vos exports, définit les correspondances avec les données Factur-X, ajoute les contrôles nécessaires et automatise la génération du fichier final.
Cette approche permet de transformer vos flux existants sans imposer le remplacement de votre logiciel de facturation.
Sécurisez vos flux de facturation actuels
Nous analysons vos fichiers d’exports TXT, CSV ou Excel pour concevoir une passerelle Factur-X adaptée à votre logiciel existant.
