Qu’est-ce qu’une base de données Microsoft Access ?

Les données jouent un rôle central dans la prise de décision et l’optimisation des processus, il est essentiel pour les entreprises de toutes tailles de s’équiper d’outils puissants et accessibles pour gérer efficacement leurs informations.

C’est ici que Microsoft Access entre en scène, en offrant une solution robuste et conviviale pour la création et la gestion de bases de données. Adapté aux besoins des petites et moyennes entreprises, ainsi qu’aux départements des grandes organisations, Access permet de transformer des données brutes en informations précieuses grâce à sa facilité d’utilisation, ses fonctionnalités personnalisables, et son intégration parfaite avec les autres produits Microsoft.

Dans cet article, fort de notre expertise pour développer des applications Access sur mesure, nous explorons en détail les capacités de Microsoft Access, mettant en lumière comment cet outil peut devenir un atout incontournable pour votre entreprise.

Qu’est-ce que Microsoft Access ?

Cet outil est un Système de Gestion de Bases de Données Relationnelles (SGBDR) qui fonctionne sous l’environnement Windows.

Ce logiciel permet de gérer des données relatives à un sujet particulier, tel que le suivi des commandes, la gestion du personnel… et ceci à partir d’un seul fichier de base de données. Dans ce fichier, les données se rapportant à un sujet particulier sont stockées dans différentes tables qui peuvent être reliées par l’intermédiaire d’un champ commun afin de créer des objets (requête, formulaire…) réunissant des informations réparties dans plusieurs tables.

Structure d’une base de données Access

Microsoft Access est un outil extrêmement polyvalent et puissant pour la gestion de base de données. En maîtrisant ses différentes composantes – tables, requêtes, formulaires, états, macros et VBA – vous pouvez transformer de simples collections de données en un système d’information dynamique et interactif.

1. Tables : Le Fondement de la Gestion de Données

Les tables sont le cœur de toute base de données dans Access. Elles permettent de stocker et d’organiser des données dans un format structuré, avec des lignes représentatives des enregistrements et des colonnes représentatives des champs. La clé d’une table efficace réside dans sa conception : il est crucial de définir correctement les types de données et les relations entre les tables pour garantir l’intégrité et la pertinence des informations stockées.

2. Requêtes : Extraire des Informations Pertinentes

Les requêtes sont des outils puissants pour filtrer, trier et extraire les données des tableaux selon des critères spécifiques. Elles permettent de créer des vues personnalisées des données et sont essentielles pour les analyses approfondies. Avec Access, vous pouvez créer des requêtes simples ou complexes, en utilisant le constructeur de requêtes visuel ou en écrivant directement en SQL.

3. Formulaires : Interface Utilisateur pour la Saisie de Données

Les formulaires dans Access servent d’interface interactive pour la saisie, la modification et la visualisation des données. Ils peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques des utilisateurs, en intégrant des éléments de contrôle comme des boutons, des listes déroulantes, et des cases à cocher. Les formulaires améliorent non seulement l’expérience utilisateur mais fournissent également à maintenir l’intégrité des données en guidant les utilisateurs dans le processus de saisie.

4. États : Reporting et Analyse de Données

Les états sont utilisés pour former, reprendre et présenter les données de manière compréhensible, ce qui est crucial pour le reporting et l’analyse. Access offre des fonctionnalités avancées pour créer des états personnalisés qui peuvent inclure des graphiques, des calculs, des regroupements, et bien plus. Ces états peuvent être imprimés, exportés, ou envoyés par e-mail directement depuis l’application.

5. Macros : Automatisation des Tâches Répétitives

Les macros dans Access sont des scripts qui automatisent les tâches répétitives, simplifiant ainsi les opérations quotidiennes. Elles peuvent être utilisées pour mettre à jour des données, envoyer des messages, ouvrir des formulaires, et plus encore. La création de macros ne nécessite pas de compétences de programmation, ce qui les rend accessibles à tous les utilisateurs.

6. Programmation VBA : Personnalisation Avancée

Pour les utilisateurs ayant des besoins plus avancés, Access offre le langage de programmation Visual Basic pour Applications (VBA). VBA permet de créer des solutions personnalisées, d’automatiser des tâches complexes et d’intégrer Access avec d’autres applications Microsoft. Avec VBA, les possibilités de personnalisation sont presque illimitées, permettant de créer des applications de base de données entièrement sur mesure.

Microsoft Access Gratuit : utiliser le Runtime

Il est possible d’utiliser cet utilitaire sans installer le logiciel complet et payant, en téléchargeant la version runtime d’Access (gratuite). Cette version ne permet pas de créer et modifier les paramètres d’une base de données mais de l’exploiter. Suite au développement Access, l’application peut être utilisée par l’ensemble des collaborateurs de votre structure sans avoir à installer une licence sur l’ensemble des postes.

Intérêts de Microsoft ACCESS

SGBR

Des bases de données relationnelles comme Access permettent de :

  • Saisir facilement l’information (dans des formulaires)
  • Gérer, stocker les données (dans des tables)
  • Interroger, trier, associer les informations dans les requêtes
  • Editer des data de manière structurées (dans les Etats)

Utilités

  • Utilisation multi-utilisateurs, accès simultanés à la base de données par plusieurs utilisateurs
  • Éviter de saisir plusieurs fois la même donnée (je relie un auteur à un ouvrage; je ne saisis pas 3 fois le même auteur), suppression des données redondantes, chaque information n’est saisie qu’une fois
  • Éviter les erreurs de saisies, et avoir des données “saines”, sans avoir à faire des vérifications à outrance, ou des contraintes de saisie.
  • Puissant pour imprimer des états élaborés
  • Interrogation et une recherche d’informations grâce aux requêtes complexes
  • Simplification de la gestion grâce aux formulaires
  • Interface paramétrable
  • Solutions techniques qui s’adaptent dans l’univers Microsoft Office et votre système d’information
  • Il s’agit d’une alternative au développement Excel qui ne traite pas l’aspect multi-utilisateurs

Quel langage informatique utilisé avec Access ?

Comme sur tous les programmes Office, la programmation VBA permet d’automatiser les taches pour gérer :

  • Création automatique de dossiers dans l’arborescence Windows
  • Génération automatique de pdf (puis archivage dans un dossier dédié et envoi automatique de ce pdf par mail)
  • Récupération de données d’un fichier Excel
  • Export de données dans fichier Excel ou Word