Logiciel de gestion destiné aux centres de formation pour automatiser les documents Qualiopi

La gestion administrative d’un organisme de formation peut être fastidieuse et chronophage. Entre la création de devis, la rédaction de conventions, la convocation des stagiaires, la gestion des évaluations et la délivrance d’attestations, il est facile de perdre le fil et de se retrouver submergé par la gestion documentaire et l’envoi des mails, des relances de mails.

Avec la certification Qualiopi, la gestion de la qualité devient un enjeu crucial pour les organismes de formation, qui doivent répondre à des critères précis pour obtenir et maintenir la certification. Dans ce contexte, l’utilisation d’un logiciel de gestion peut s’avérer particulièrement utile pour simplifier les tâches administratives et faciliter la certification Qualiopi. Le logiciel FORMIS répond à ce double objectifs.

Cet outil peut être utilisé par plusieurs utilisateurs en simultané.

Télécharger une version d’essai du logiciel de gestion des formations : Formis

Pour déterminer la version à télécharger : Comment savoir si mon PC est 32 ou 64 bits

Le principe de fonctionnement de FORMIS est le suivant : les données sont saisies puis gérées par une base de données et la génération des différents documents est réalisée à partir de fichiers modèles Word. Vous pouvez donc personnaliser l’ensemble de vos documents ou continuer à utiliser vos documents actuels (avec quelques ajustements).

Dans le même manière, les mails Outlook que vous adressez à vos interlocuteurs peuvent être personnalisés.

Vous bénéficiez donc d’un outil qui automatise votre activité tout en gardant la main sur le contenu, la présentation des documents et mails.

Les données sont sur vos serveurs ou vos PC. Les informations ne sont pas stockées dans le cloud. Cette application permet aux centre de formation de se concentrer sur le coeur de leur métier : construire une formation et dispenser des formations.

Pour vous tester ce logiciel, vous pouvez télécharger l’application dans une version qui présente toutes les fonctionnalités de Formis mais qui est bloqué à 3 clients, 3 devis, 3 formations.

Les différents modules de Formis permettent de gérer :

• les informations concernant les clients
• les différents contacts
• les devis
• le suivi des formations : convention, convocation, évaluations, bilan, feuilles d’émargement
• la facturation

Le module Client permet de gérer les données administratives des clients :

• coordonnées
• création automatique d’un dossier Client dans l’arborescence Windows

La liste des contacts par client permet d’adresser les mails à vos interlocuteurs.

Le module de gestion des devis permet d’éditer un devis très rapidement.

L’analyse du besoin se fait à partir de vos propres documents. Ce fichier peut être lié à devis. cet outil permet d’avoir la traçabilité des devis générés.

Le module de gestion des formations professionnelles permet de saisir une seule fois les informations pour pouvoir éditer l’ensemble des documents d’une formation :

• convention de formation
• convocation aux sessions de formation
• évaluations à différents stades des formation (avant la formation, à l’issue de la formation, quelques temps après la formation)
• bilan des formations dispensées
• désignation des intervenants : responsable de la formation, liste des apprenants, personne en charge de la formation
• des exports Excel sont disponibles

Cette interface permet de décrire vos différents modules de formation. Les informations saisies seront reprises lors de l’établissement des devis, conventions, attestations :

• libellé des formations
• durée des formations
• objectifs
• compétences du formateur exigées
• moyens pédagogiques

Les documents sont générés à partir de modèles Word qui sont personnalisables. Le document WORD est rempli puis est automatiquement transformé en PDF. Néanmoins la grande particularité de Formis et que le document WORD renseigné reste accessible et peut être ajusté pour tenir compte des particularités de telles ou telles situations.

Lors du téléchargement du logiciel Formis, l’ensemble des documents WORD vous sont transmis. Vous avez aussi la possibilité d’utiliser vos propres documents. Il faudra alors adapter vos documents en insérant des mots clés qui permettent de renseigner les données issues de la base de données.

Les documents WORD sont automatiquement transformés en PDF pour être adressés à vos interlocuteurs.

Sur le même principe que pour les modèles Word, il est possible de personnaliser l’ensemble des mails Outlook. Formis ne pourra pas envoyer de mails aux stagiaires si Outlook n’est pas installé dans votre configuration.

En complément de l’utilisation d’un logiciel de gestion spécialisé pour faciliter la certification Qualiopi, il est également possible d’utiliser des outils bureautiques tels que Word et Outlook pour personnaliser les messages et documents liés à la certification. Par exemple, il est possible de créer des modèles de devis, de convention ou d’attestation de formation sous Word, en y intégrant les éléments spécifiques à l’organisme de formation. Ces modèles peuvent ensuite être utilisés pour générer automatiquement les documents nécessaires à la certification.

De même, Outlook peut être utilisé pour personnaliser les messages envoyés aux stagiaires ou aux clients de l’organisme de formation. Il est possible de créer des modèles de messages adaptés aux différents types de communication (convocation, suivi de la formation, demande d’évaluation, etc.), en y intégrant les éléments spécifiques à chaque destinataire. Ces modèles peuvent ensuite être utilisés pour gagner du temps dans l’envoi des messages et garantir une communication adaptée et professionnelle.

Un tableau de bord qui liste l’ensemble des sessions de formations permet de piloter les formations :

• avertissement couleur pour indiquer les documents à envoyer
• indicateurs

Les indicateurs suivants peuvent être suivi via le tableau de bord :

• nombre de jours de formations
• nombre d’heures de formation
• nombre de stagiaires
• nombre d’abandons
• nombre d’absences
• nombre d’évaluations renseignées
• note de la formation
• pourcentage de recommandation de la formation
• pourcentage de parcours sans abandon
• pourcentage de parcours sans absence
• pourcentage de retour des questionnaires

Les warning suivants permettent de visualiser les documents qui ont dépassé la date limite d’envoi

• date d’envoi de la convocation
• date d’envoi des évaluations à froid
• date d’envoi du bilan

Ces différentes alertes permettent de respect les délais pour une bonne organisation des formations et de leur suivi.

En utilisant Formis comme outils de gestion des formations, de nombreux critères du référentiel Qualiopi seront remplis.

L’envoi du devis et de la convention de formation permet de joindre automatiquement le programme de formation.

A l’issue de chaque formation les indicateurs suivants sont calculés sur le tableau de bord :

•  Taux de satisfaction des stagiaires
•  Taux d’abandon
•  Taux de retour des questionnaires avant et après la formation
•  Taux de recommandation de la formation

Formis permet d’attacher à chaque devis une analyse du besoin qui est réalisé à partir de vos documents.

Les objectifs des formations sont définis dans le module des fiches formations, ce qui permet de les communiquer tout au long du process de la formation.

Formis permet d’adresser, devis, convention et programme de formation qui permet d’établir le contenu, les modalités et les objectifs en fonction du public.

L’envoi des convocations permet d’adresser un questionnaire en amont de la formation. Cete envoi se fait par mail. Un système de relance des mails est en place dans le logiciel.

L’envoi des convocations permet d’adresser l’ensemble des informations qui vous permettent d’informer vos interlocuteurs des conditions de réalisation de la prestation.

Dans la base de données, des items sont prévus pour enregistrer les adaptations demandées et les adaptations réalisées.

Formis vous permet d’éditer des feuilles d’évaluations des différents objectifs.

L’application permet d’enregistrer les abandons et les absences et ainsi d’établir des ratios.

La convention de formation générée par l’application Formis permet de s’assurer de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques.

L’application Formis permet de créer automatiquement des dossiers pour archiver les différents documents mis à disposition des stagiaires tout au long de la formation.

Le module “Fiche de formation” de Formis permet de définir les exigences propres à chaque formation.

Le système Formis permet d’adresser vos propres questionnaires, évaluations et de réaliser des synthèses et de calculer des indicateurs.

L’application Formis permet d’enregistrer les difficultés rencontrés lors des formations.

Le principe de Formis est de remplir des documents WORD à partir des données qui sont saisies et stockées dans Formis. Vous pouvez donc modifier les documents WORD pour les adapter à votre centre de formation. Lors du téléchargement de Formis, vous téléchargez des modèles de document qui vous permettent d’être opérationnel immédiatement.

Les différents documents qui sont automatisés sont les suivants :

L’analyse des besoins permet de mieux comprendre les attentes et les besoins des apprenants, de mieux cibler les objectifs de la formation, de mieux adapter les méthodes pédagogiques et les outils de formation, et de mieux répondre aux besoins de l’entreprise en matière de développement des compétences. Elle est donc essentielle pour assurer la réussite et l’efficacité de la formation.

Les devis sont des documents essentiels pour les organismes de formation, car ils permettent aux clients de comprendre clairement les coûts associés à une formation. Les devis détaillent les tarifs de chaque module de formation, les frais de déplacement et d’hébergement, ainsi que toutes les autres dépenses liées à la formation. La génération de devis permet de répondre à certains critères qualiopi.

Les conventions de formation sont des documents qui formalisent l’accord entre un organisme de formation et son client, en détaillant les termes et les conditions de la formation. Ces accords ont plusieurs avantages pour les deux parties :

Pour l’organisme de formation :

• Les conventions de formation permettent de clarifier les attentes et les objectifs de la formation, en s’assurant que les besoins du client sont bien compris et pris en compte.
• Elles permettent de définir clairement les obligations de chaque partie, en termes de contenu de la formation, de durée, de lieu, de coûts, etc.
• Elles formalisent les engagements de l’organisme de formation en matière de qualité de la formation, en précisant les modalités d’évaluation, de suivi et d’accompagnement des apprenants.

Pour le client :

• Les conventions de formation offrent une garantie de qualité et de transparence dans les relations avec l’organisme de formation.
• Elles permettent de mieux comprendre les engagements de l’organisme de formation et de s’assurer que les objectifs de la formation sont bien alignés sur les besoins de l’entreprise.
• Elles fournissent une base solide pour la gestion administrative de la formation, en précisant les modalités de facturation, de paiement et de prise en charge par les différents dispositifs de financement (CPF, OPCO, etc.).

En résumé, les conventions de formation sont des outils essentiels pour formaliser les relations entre l’organisme de formation et ses clients. Elles permettent de clarifier les attentes et les obligations de chaque partie, de garantir la qualité et la transparence de la formation, et de faciliter la gestion administrative de la formation.

La convocation est un document essentiel dans le processus de formation, car elle permet d’offrir aux apprenants toutes les informations nécessaires pour participer à la formation dans les meilleures conditions :

• Elle permet de communiquer toutes les informations pratiques relatives à la formation, telles que la date, l’heure, le lieu, la durée, les modalités de participation, etc. Cela permet aux apprenants de se préparer à la formation et de s’organiser en conséquence, en évitant les retards ou les imprévus.
• Elle permet de rappeler les objectifs et les enjeux de la formation, en présentant le programme, les contenus et les compétences qui seront développées au cours de la formation. Cela permet aux apprenants de mieux comprendre les enjeux de la formation et de se motiver à participer activement.
• Elle permet de préciser les modalités d’évaluation et de suivi de la formation, en présentant les critères d’évaluation, les modalités de suivi et les outils d’évaluation qui seront utilisés pendant et après la formation. Cela permet aux apprenants de se préparer à l’évaluation et de mieux comprendre les attentes de l’organisme de formation.

L’évaluation à chaud permet de recueillir les impressions et les feedbacks des apprenants immédiatement après la formation. Voici quelques-uns des avantages de l’évaluation à chaud pour les organismes de formation :

• Elle permet de mesurer la satisfaction des apprenants à l’égard de la formation, en recueillant leurs impressions et leurs feedbacks sur les contenus, les méthodes pédagogiques, les outils de formation, l’organisation, etc. Cela permet aux organismes de formation de mieux comprendre les attentes et les besoins des apprenants, et de corriger les éventuels points faibles de la formation.
• Elle permet d’identifier les points forts de la formation, en recueillant les feedbacks positifs des apprenants sur les aspects de la formation qui ont été les plus appréciés, les plus utiles, les plus innovants, etc. Cela permet aux organismes de formation de capitaliser sur les points forts de la formation et de les renforcer dans les prochaines sessions.
• Elle permet de recueillir des suggestions d’amélioration de la part des apprenants, en leur demandant de proposer des idées pour améliorer la qualité de la formation, les contenus, les méthodes pédagogiques, les outils de formation, etc. Cela permet aux organismes de formation de mieux répondre aux attentes des apprenants et d’adapter leur offre de formation en conséquence.
• Elle permet de mesurer l’impact de la formation sur les compétences et les pratiques professionnelles des apprenants, en leur demandant de faire un bilan des acquis de la formation et des applications concrètes qu’ils ont pu en faire dans leur travail. Cela permet aux organismes de formation de mesurer l’efficacité de la formation et de justifier leur investissement auprès des clients et des financeurs.

L’attestation de formation est un document officiel qui atteste de la participation d’un apprenant à une formation donnée, ainsi que des compétences acquises à l’issue de cette formation. Voici quelques-uns des avantages de l’attestation de formation pour les apprenants et les organismes de formation :

• Elle permet aux apprenants de valoriser leur parcours de formation, en attestant officiellement de leur participation à une formation donnée, ainsi que des compétences acquises à l’issue de cette formation. L’attestation de formation peut être un atout important lors de la recherche d’un emploi, d’une promotion, ou dans le cadre d’une reconversion professionnelle.
• Elle permet aux apprenants de mesurer leur progression et leur performance, en évaluant leur niveau de compétences avant et après la formation. Cela peut être une source de motivation pour les apprenants, et leur permettre de mieux comprendre leur progression et leur potentiel professionnel.
• Elle permet aux organismes de formation de se conformer aux réglementations et aux exigences des financeurs, notamment en matière de suivi et d’évaluation des parcours de formation. L’attestation de formation peut être un document obligatoire dans le cadre de certains dispositifs de financement, et permettre aux organismes de formation de respecter les normes et les obligations légales en la matière.

L’évaluation à froid permet de mesurer l’impact de la formation à moyen et long terme, en recueillant les feedbacks des apprenants plusieurs semaines ou mois après la fin de la formation. Voici quelques-uns des avantages de l’évaluation à froid pour les organismes de formation :

• Elle permet de mesurer l’efficacité de la formation à moyen et long terme, en évaluant les acquis des apprenants plusieurs semaines ou mois après la fin de la formation. Cela permet aux organismes de formation de mesurer l’impact réel de la formation sur les compétences et les pratiques professionnelles des apprenants, et de justifier leur investissement auprès des clients et des financeurs.
• Elle permet d’identifier les points forts et les points faibles de la formation, en recueillant les feedbacks des apprenants sur les aspects de la formation qui ont été les plus utiles, les plus pertinents, les plus durables, etc., mais aussi sur les aspects qui ont été moins satisfaisants ou moins efficaces. Cela permet aux organismes de formation de corriger les points faibles et de renforcer les points forts pour améliorer la qualité de la formation.
• Elle permet de renforcer la relation de confiance avec les clients, en leur fournissant des feedbacks objectifs sur l’efficacité de la formation, sur les acquis des apprenants et sur les résultats obtenus sur le terrain. Cela permet également aux organismes de formation de mieux connaître les attentes et les besoins des clients, et de mieux adapter leur offre de formation en conséquence.

L’évaluation par le demandeur de la formation est une étape importante dans le processus de formation, car elle permet de mesurer la satisfaction et l’impact de la formation du point de vue du demandeur. Ses intérêts sont les suivants :

• Elle permet de mesurer la satisfaction du demandeur de la formation, en recueillant ses impressions et ses feedbacks sur la qualité de la formation, les compétences développées, les résultats obtenus, etc. Cela permet aux organismes de formation de mieux comprendre les attentes et les besoins du demandeur, et de renforcer leur relation de confiance avec lui.
• Elle permet de mesurer l’impact de la formation sur l’entreprise, en évaluant les effets de la formation sur les compétences et les pratiques professionnelles des apprenants, mais aussi sur la performance globale de l’entreprise ou de l’organisme.

L’évaluation par le financeur de la formation est une étape importante dans le processus de formation, car elle permet de mesurer la performance et l’efficacité de la formation du point de vue du financeur, c’est-à-dire de l’organisme ou du dispositif qui a financé la formation :

• Elle permet de recueillir des feedbacks sur la qualité de la formation, en évaluant la satisfaction du financeur par rapport à la qualité des contenus, des méthodes pédagogiques, des outils de formation, etc. Cela permet aux organismes de formation de mieux comprendre les attentes et les besoins du financeur, et de mieux adapter leur offre de formation en conséquence.
• Elle permet de renforcer la relation de confiance avec le financeur, en lui fournissant des feedbacks objectifs sur l’efficacité et la performance de la formation, sur les acquis des apprenants et sur les résultats obtenus sur le terrain. Cela permet également aux organismes de formation de mieux connaître les attentes et les besoins du financeur, et de mieux adapter leur offre de formation en conséquence.

Le bilan de formation permet d’évaluer la performance et l’efficacité de la formation, et de mesurer les résultats obtenus par les apprenants. Voici quelques-uns des avantages du bilan de formation pour les apprenants et les organismes de formation :

• Il permet aux organismes de formation de mesurer l’efficacité de leur offre de formation, en évaluant les résultats obtenus par les apprenants, et en identifiant les points forts et les points faibles de leur formation. Cela peut être un levier pour améliorer leur offre de formation, en adaptant les contenus, les méthodes pédagogiques, ou les outils de formation aux besoins des apprenants.
• Il permet aux organismes de formation de renforcer leur relation de confiance avec les apprenants, en leur fournissant des feedbacks objectifs sur leur parcours de formation, et en les accompagnant dans leur projet professionnel. Cela peut être un facteur clé de fidélisation des apprenants, et un atout pour leur image de marque.

La création d’une formation Qualiopi implique de respecter un certain nombre de critères. Il est nécessaire de définir les objectifs de la formation, les compétences visées, les modalités d’organisation et de mise en place de la formation. Il est également important de prévoir une évaluation des acquis des stagiaires et des indicateurs de suivi de la formation. Pour faciliter la création de la formation et répondre aux exigences de la norme Qualiopi, il est recommandé d’utiliser un logiciel de gestion adapté. Formis permet de formaliser et de répondre à de nombreux points du référentiel Qualiopi.

Une fois que l’organisme de formation a obtenu la certification Qualiopi, il est impératif de maintenir les critères de qualité exigés par la norme. Pour cela, il est important de mettre en place un système de suivi et d’évaluation régulier des prestations proposées, ainsi qu’une veille sur les évolutions réglementaires. Le recours à un logiciel de gestion spécialisé peut s’avérer très utile pour faciliter le maintien de la certification et éviter les erreurs.

Obtenir la certification Qualiopi est un processus payant qui peut représenter un coût important pour les organismes de formation. En téléchargeant, l’application Formis, vous avez accès à une organisation de votre OF qui vous permet de répondre aux exigences du référentiel mais aussi de télécharger des modèles de documents

Cette solution logiciel permet de gagnger en productivité pour la gestion administrative pour les organismes de formation.

Des tableaux de bord permettent de visualiser rapidement les tâches restantes. Ces éléments sont intégrés au logiciel.

Ce progiciel de gestion offre une grande flexibilité et ergonomie.

Différents collaborateurs peuvent intergir avec l’application en même temps.

Lors de la mise en place du logiciel dans votre structure, il est possible de développer une personnalisation pour intégrer au logiciel d’autres fonctionnalités, pour l’adapter à votre métier. Veuillez consulter notre mode de développement Access.