Comment enregistrer les pièces jointes de plusieurs mails Outlook en masse ?

Lorsque vous utilisez Outlook au quotidien, vous êtes confronté à un grand nombre d’e-mails avec des pièces jointes. La tâche fastidieuse d’extraire manuellement ces pièces jointes peut être source de perte de temps et d’inefficacité. Cependant, grâce à l’utilisation d’une macro Excel, vous pouvez automatiser le processus d’extraction en masse des pièces jointes de tous les courriels d’un dossier et de ses sous-dossiers.
Dans cet article, nous vous montrerons comment vous pouvez récupérer facilement toutes les images d’un dossier Outlook ou tous les fichiers PDF par exemple.

Guide d’utilisation pour télécharger les PJ de plusieurs dossiers Outlook

Suivez les étapes ci-dessous pour extraire les pièces jointes en masse, sous Microsoft Office.

Téléchargement du fichier Excel Macro VBA

Téléchargez le fichier Excel avec macro VBA sur votre ordinateur via le bouton ci-dessous. Enregistrez-le dans un emplacement facilement accessible qui permet d’exécuter les macros (en dehors de OneDrive ou SharePoint …)
Si vous utilisez Windows 10 ou 11 : réaliser un clic droit sur le fichier, Propriété, cocher Débloquer pour pouvoir utiliser les macros.

Validation des macros Excel

Ouvrez le fichier Excel téléchargé.
Si les avertissements de sécurité apparaissent, cliquez sur “Activer les macros” ou “Autoriser le contenu” pour permettre l’exécution des macros.

Sélection du dossier de destination des pièces jointes

Dans le fichier Excel, recherchez la section “Sélectionner le dossier où seront téléchargées les pièces jointes”.
Cliquez sur le bouton associé à la sélection du dossier.

Sélection du dossier pour télécharger les pièces jointes de plusieurs mails en masse

Parcourez vos dossiers et choisissez l’emplacement où vous souhaitez stocker les pièces jointes extraites.
Confirmez votre sélection et fermez la boîte de dialogue.

Sélection du dossier Outlook à traiter pour sauvegarder les fichiers

Dans Outlook, sélectionnez le dossier que vous souhaitez traiter.
Soyez vigilant dans votre sélection car les pièces jointes de tous les sous-dossiers de votre sélection seront aussi enregistrées.

Tous les mails du dossier sélectionnés (et de tous ses sous-dossiers) seront parcourus et toutes les pièces jointes seront récupérées.

Si vous sélectionnez “Boîte de réception”, vous allez parcourir tous vos messages électroniques. Le temps de traitement sera extrêmement long si vous avez de nombreux mails.

Nous vous conseillons de sélectionner un dossier en particulier à traiter.

Lancement du programme pour extraire les fichiers attachés

Dans le fichier Excel, recherchez le bouton “Lancement de l’import”.

Cliquez sur ce bouton pour récupérer les pièces jointes.

Laissez le processus s’exécuter jusqu’à ce que toutes les pièces jointes soient téléchargées.

Suivez les indications à l’écran pour surveiller la progression. Si votre dossier contient de nombreux éléments avec beaucoup de fichiers joints, le traitement peut être long.

Pour sortir du traitement qui vous semble trop long, cliquez sur Echap.

Pour tester le fonctionnement du fichier de traitement, commencez par faire un test sur quelques mails et quelques pièces jointes.

Logiciel pour sauvegarder les documents attachés à plusieurs e-mail Outlook

Paramétrages complémentaires pour extraire les pièces jointes de e-mails Outlook en bloc

Des réglages peuvent être mis en place pour définir les fichiers qui doivent être dupliquer et ceux qui ne doivent pas l’être.

Par défaut si ces paramétrages ne sont pas mis en place tous les fichiers attachés seront extraits.

Sélection des extensions des fichiers

Liste des extensions à exclure du traitement :

En renseignant cette colonne, avec par exemple : png.
Tous les fichiers qui ont comme extension .png ne seront pas téléchargés.

Liste des extensions à récupérer :

En précisant des éléments dans cette liste, seuls les fichiers ayant cette extension seront extraits.
Par exemple, pour obtenir tous les fichiers PDF, il faut saisie PDF dans cette colonne.

Sélection des noms des documents attachés

Exclusion de mots :

Pour que les fichiers qui contiennent un mot ou groupe de mots précis ne soient pas enregistrer par le mécanisme, ces mots doivent être précisés dans cette rubrique.
Par exemple, pour exclure tous les fichiers qui contiennent le mot image : saisie du mot image.

Mot contenu dans le nom de fichier :

Si vous souhaitez sauvegarder uniquement des fichiers qui ont certains mots dans le nom de fichier, ils doivent être complété à cet endroit.

Exemples de traitement en masse des documents attachés dans la messagerie Outlook

Nous présentons 3 utilisations possibles de ce logiciel, sous Windows, mais à partir de ces exemples, vous pouvez l’adapter à vos besoins.

Extraction de toutes les images d’un dossier et de ses sous-dossiers

Pour extraire toutes les images en pièces jointes contenues dans vos mails, il faut renseigner les différentes extensions que peuvent avoir les images.

Indiquer ces extensions dans la colonne : Seules les extensions suivantes seront importées.

  • JPEG
  • JPG
  • PNG
  • GIF
  • BMP
  • TIFF
  • SVG
  • RAW
  • PSD
  • EPS
  • AI

Récupération de tous les fichiers PDF d’un dossier et de ses sous-dossiers

Pour récupérer, uniquement les PDF issus de votre messagerie, vous pouvez saisir PDF dans la colonne : Seules les extensions suivantes seront importées.

Sauvegarder tous les mails attachés (.msg)

Si vous souhaitez sauvegardés les mails attachés contenus dans vos messages, saisir MSG dans la colonne adaptée.

Exclure les fichiers qui contiennent le mot image dans leur nom

Lors du téléchargement des pièces jointes, vous allez aussi enregistrer les images qui sont contenues dans les signatures de mail. Une solution pour ne pas récupérer tous ces fichiers est d’exclure les noms de fichier qui contiennent le mot Image.

Liste des fichiers enregistrés issue de l’export

Les pièces jointes sont enregistrées dans le dossier qui a été défini.

En complément, une liste de l’ensemble des documents attachés est disponible sur le second onglet du fichier Excel. Pour chaque fichier, un lien hypertexte permet d’ouvrir le document sur simple clic du nom du fichier.

Liste des pièces jointes récupérées

L’intérêt de sauvegarder en masse des documents attachés dans Outlook

Les avantages de l’extraction en masse des PJ par rapport à l’extraction manuelle :

  • Gain de temps et d’effort grâce à l’automatisation
  • Simplification de la gestion des fichiers et de l’organisation

Grâce à la puissance de cet outil Excel, l’extraction automatique des pièces jointes à partir de plusieurs e-mails Outlook devient un processus simple et efficace. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous pouvez économiser un temps précieux et récupérer facilement les fichiers importants. N’oubliez pas d’adapter les paramètres de recherche en fonction de vos besoins spécifiques.

Personnalisation de la solution

Si vous souhaitez personnalier en ajoutant des options au fichier disponible en téléchargement, nous pouvons convenir d’un échange pour préciser votre demande et envisager sa réalisation, veuillez nous contacter.