Comment extraire les pièces jointes de plusieurs mails Outlook ?

Outlook permet d’enregistrer facilement les pièces jointes d’un e-mail, mais il ne propose pas de fonctionnalité permettant d’extraire automatiquement les pièces jointes de plusieurs centaines de messages. Lorsque cette opération doit être répétée régulièrement, elle devient rapidement fastidieuse et source d’erreurs.

Si vous devez traiter quelques e-mails, l’enregistrement manuel peut suffire. En revanche, lorsqu’il faut récupérer les pièces jointes de centaines de messages, une solution automatisée permet d’effectuer cette opération en quelques clics. Cette page présente une solution pilotée depuis Excel qui parcourt un dossier Outlook et tous ses sous-dossiers afin d’enregistrer automatiquement les pièces jointes dans le dossier de votre choix.

Vous pourrez, par exemple, récupérer uniquement les fichiers PDF, toutes les images, les fichiers Word ou tout autre type de document, tout en conservant la possibilité de filtrer les pièces jointes selon leur extension ou leur nom.

En quelques clics, cette solution peut parcourir plusieurs milliers d’e-mails Outlook et enregistrer automatiquement leurs pièces jointes dans un dossier de votre choix.

Si vous recherchez une solution prête à l’emploi, les étapes ci-dessous expliquent comment extraire automatiquement les pièces jointes de plusieurs mails Outlook avec notre fichier Excel. Ce fonctionnement est compatible avec l’application Microsoft Outlook pour Windows (Outlook 2016, 2019, 2021 et Microsoft 365). Cette solution ne fonctionne pas avec Outlook Web.

Suivez les étapes ci-dessous pour extraire les pièces jointes en masse, sous Microsoft Office.

Téléchargez le fichier Excel avec macro VBA sur votre ordinateur via le bouton ci-dessous. Enregistrez-le dans un emplacement facilement accessible qui permet d’exécuter les macros (en dehors de OneDrive ou SharePoint …)
Si vous utilisez Windows 10 ou 11 : réaliser un clic droit sur le fichier, Propriété, cocher Débloquer pour pouvoir utiliser les macros.

Ouvrez le fichier Excel téléchargé.
Si les avertissements de sécurité apparaissent, cliquez sur « Activer les macros » ou « Autoriser le contenu » pour permettre l’exécution des macros.

Dans le fichier Excel, recherchez la section « Sélectionner le dossier où seront téléchargées les pièces jointes ».
Cliquez sur le bouton associé à la sélection du dossier.

Parcourez vos dossiers et choisissez l’emplacement où vous souhaitez stocker les pièces jointes extraites.
Confirmez votre sélection et fermez la boîte de dialogue.

Dans Outlook, sélectionnez le dossier que vous souhaitez traiter.
Soyez vigilant dans votre sélection car les pièces jointes de tous les sous-dossiers de votre sélection seront aussi enregistrées.

Tous les mails du dossier sélectionnés (et de tous ses sous-dossiers) seront parcourus et toutes les pièces jointes seront récupérées.

Si vous sélectionnez « Boîte de réception », vous allez parcourir tous vos messages électroniques. Le temps de traitement sera extrêmement long si vous avez de nombreux mails.

Nous vous conseillons de sélectionner un dossier en particulier à traiter.

Dans le fichier Excel, recherchez le bouton « Lancement de l’import ».

Cliquez sur ce bouton pour récupérer les pièces jointes.

Laissez le processus s’exécuter jusqu’à ce que toutes les pièces jointes soient téléchargées.

Suivez les indications à l’écran pour surveiller la progression. Si votre dossier contient de nombreux éléments avec beaucoup de fichiers joints, le traitement peut être long.

Pour sortir du traitement qui vous semble trop long, cliquez sur Echap.

Pour tester le fonctionnement du fichier de traitement, commencez par faire un test sur quelques mails et quelques pièces jointes.

Outlook permet d’enregistrer les pièces jointes d’un e-mail ou de télécharger toutes les pièces jointes d’un même message. En revanche, aucune fonctionnalité native ne permet de parcourir automatiquement plusieurs centaines de mails afin d’enregistrer toutes leurs pièces jointes dans un dossier unique.

Cette limitation devient rapidement contraignante lorsque les pièces jointes sont réparties dans plusieurs dossiers Outlook ou dans un grand nombre de messages. L’enregistrement manuel oblige à ouvrir chaque e-mail, sélectionner les fichiers puis choisir un dossier de destination, une opération longue et répétitive.

Pour automatiser cette tâche, une solution dédiée permet d’extraire automatiquement les pièces jointes d’un dossier Outlook et de ses sous-dossiers, avec des filtres sur les extensions et les noms de fichiers afin de récupérer uniquement les documents utiles.

Des réglages peuvent être mis en place pour définir les fichiers qui doivent être dupliqués et ceux qui ne doivent pas l’être.

Par défaut si ces paramétrages ne sont pas mis en place toutes les pièces jointes seront extraits.

Liste des extensions à exclure du traitement :

En renseignant cette colonne, avec par exemple : png.
Tous les fichiers qui ont comme extension .png ne seront pas téléchargés.

Liste des extensions à récupérer :

En précisant des éléments dans cette liste, seuls les fichiers ayant cette extension seront extraits.
Par exemple, pour obtenir tous les fichiers PDF, il faut saisir PDF dans cette colonne.

Exclusion de mots :

Pour que les fichiers qui contiennent un mot ou groupe de mots précis ne soient pas enregistrés par le mécanisme, ces mots doivent être précisés dans cette rubrique.
Par exemple, pour exclure tous les fichiers qui contiennent le mot image : saisie du mot image.

Mot contenu dans le nom de fichier :

Si vous souhaitez sauvegarder uniquement des fichiers qui ont certains mots dans le nom de fichier, ils doivent être complétés à cet endroit.

Nous présentons 3 utilisations possibles de ce logiciel, sous Windows, mais à partir de ces exemples, vous pouvez l’adapter à vos besoins.

Pour extraire toutes les images en pièces jointes contenues dans vos mails, il faut renseigner les différentes extensions que peuvent avoir les images.

Indiquer ces extensions dans la colonne : Seules les extensions suivantes seront importées.

Pour récupérer, uniquement les PDF issus de votre messagerie, vous pouvez saisir PDF dans la colonne : Seules les extensions suivantes seront importées.

Si vous souhaitez sauvegardés les mails attachés contenus dans vos messages, saisir MSG dans la colonne adaptée.

Lors du téléchargement des pièces jointes, vous allez aussi enregistrer les images qui sont contenues dans les signatures de mail. Une solution pour ne pas récupérer tous ces fichiers est d’exclure les noms de fichier qui contiennent le mot Image.

Les pièces jointes sont enregistrées dans le dossier qui a été défini.

En complément, une liste de l’ensemble des documents attachés est disponible sur le second onglet du fichier Excel. Pour chaque fichier, un lien hypertexte permet d’ouvrir le document sur simple clic du nom du fichier.

Les avantages de l’extraction en masse des PJ par rapport à l’extraction manuelle :

• Gain de temps et d’effort grâce à l’automatisation
• Simplification de la gestion des fichiers et de l’organisation

Cette solution permet d’extraire automatiquement les pièces jointes de plusieurs centaines ou milliers de mails Outlook sans ouvrir chaque message individuellement. Grâce aux filtres disponibles, vous pouvez récupérer uniquement les fichiers qui vous intéressent (PDF, images, documents Office, etc.) et gagner un temps considérable par rapport à une extraction manuelle.

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