SIRET/SIREN des clients obligatoires : Guide pour vos factures électroniques

Dans le cadre de mise en place de la facturation électronique en France, introduite par le décret 2022-1299 du 7 octobre 2022, 4 mentions deviennent obligatoires sur les factures.

Les éléments à ajouter sont :

  • le numéro SIREN du client (ou SIRET)
  • l’adresse de livraison des biens
  • l’option pour le paiement de la taxe d’après les débits
  • la catégorie de l’opération

La mise en place de cette réforme se fera à partir de 2026.

Cet article traite principalement du SIREN et présente un outil qui permet d’obtenir et de vérifier le SIREN de l’ensemble de ses clients rapidement :

  • Comment obtenir cette information par rapport à votre liste de clients existante ?
  • Contrôler les données déjà en votre possession

Numéro SIREN du Client

Une des nouveautés introduites par la facturation électronique est l’obligation d’inclure le numéro SIREN du client sur les factures. Cette mesure vise à renforcer l’identification et la traçabilité des parties impliquées dans la transaction commerciale, facilitant ainsi la gestion administrative et comptable pour les entreprises.

Le numéro de SIREN ou de SIRET est un pivot dans la facturation électronique

Le SIREN est l’élément clé pour la facture électronique. C’est ce qui permet d’identifier l’entreprise de façon sûre. Les plateformes agrègeront les informations de facturation par SIREN pour l’envoi à l’administration fiscale.

Vous pourrez choisir entre le SIRET et le SIREN à apposer sur vos factures en fonction du maillage que vous retiendrez.

Dans la constitution ou la vérification de vos bases de données, nous vous conseillons de traiter le SIRET. En effet, le SIREN peut se déduire du SIRET :

Le SIRET comporte 14 chiffres et se compose de :

  • du numéro SIREN (9 chiffres)
  • du numéro NIC (numéro interne de classement, à 5 chiffres

Le SIRET (ou SIREN) devient un système d’adressage, autrement dit, cette information devient obligatoire et doit être certaines pour que vos clients reçoivent les factures.

Le couple SIREN/SIRET servira de pivot pour identifier l’ensemble des émetteurs et destinataires des factures.

Cette apparition du SIREN du client sur la facture, dans la relation B to B, nécessite dès aujourd’hui et en amont de la mise en place de la réforme de s’assurer de la validité des SIREN de ses clients.

Vous devez vous assurez :

  • d’avoir un SIREN (SIRET) pour l’ensemble de vos clients
  • que le SIREN (SIRET) que vous allez communiquer à l’administration est le bon

Comment obtenir les SIREN de vos clients ?

Recherche client par client

De nombreux sites vous permettent d’obtenir l’information, client par client, par exemple : sirene.fr.

Cette démarche de rechercher les informations client par client peut être longue et fastidieuse.

Recherche à partir de la liste de vos clients

Une autre solution est l’automatisation de la recherche à partir de vos listes de clients existantes.

Si votre base de données ne contient pas encore de SIREN, nous avons mis au point un fichier Excel, qui à partir de 2 colonnes (nom du client et code postal) interroge la base SIRENE (base de l’administration toujours à jour) pour tous vos clients. Les données nécessaires sont :

  • Nom du client
  • CP du client

En 3 clics, vous pouvez obtenir le SIREN de l’ensemble de vos clients. De plus, ce fichier vous permet d’identifier si l’entreprise est toujours active ou pas.

Ce fichier Excel peut être utilisé d’une autre manière. En effet, si votre base de données contient déjà un SIRET ou un SIREN, vous pouvez faire la démarche inverse. A partir d’une liste de SIREN, vous allez obtenir les informations enregistrées dans la base de l’administration et pouvoir vérifier très rapidement si l’information dont vous disposez est exacte ou pas.

Nous vous invitons à tester le fichier qui permet de déterminer ou valider le SIRET de vos clients.

Comment fonctionne le fichier Excel ?

Le fichier Excel comporte 2 onglets. Chacun permet de réaliser une recherche spécifique.

Obtenir le SIRET à partir du nom des sociétés et du code postal ou département

Fonctionnement du fichier Excel pour constituer liste de SIREN pour les factures électroniques

L’objectif est d’obtenir le SIRET de tous vos clients à partir des données dont vous disposez : Nom des clients + code postal (ou département).

Le fonctionnement du fichier est le suivant :

  1. Collez les noms des sociétés et CP (ou département) de vos clients
  2. Cliquez sur le bouton
  3. Vous obtenez les informations contenues dans la base de l’administration dont le SIRET et le code APE

Vérifier les SIRET de ses clients

Fonctionnement du fichier Excel pour contrôler liste de SIREN pour les factures électroniques

L’objectif est de vérifier que les informations de vos clients dont vous disposez sont justes. Il faudra coller une liste de SIRET et vous obtenez automatiquement les coordonnées et si l’établissement est actif ou fermé.

Le fonctionnement du fichier est le suivant :

  1. Collez les noms des sociétés et CP (ou département) de vos clients
  2. Cliquez sur le bouton
  3. Vous obtenez les informations contenues dans la base de l’administration dont le SIRET et le code APE

Fichier sur mesure

Cette technique de contrôle peut être intégrée à vos fichiers Excel existants ou à toutes vos bases de données. Veuillez nous contacter pour que nous traitions vos données, fichiers ou bases de données.

Nouvelles informations obligatoires sur les factures

En complément du SIREN, les mentions suivantes doivent apparaitre sur les factures électroniques.

Catégorie de l’opération

Une évolution est l’indication de la catégorie de l’opération sur les factures électroniques. Cette information permet de spécifier la nature de la transaction commerciale, qu’il s’agisse de livraisons de biens soumises à la taxe sur la valeur ajoutée, de prestations de services, ou d’autres types d’opérations. L’inclusion de cette donnée sur les factures électroniques offre une meilleure visibilité sur la nature des transactions réalisées, facilitant ainsi la gestion comptable et fiscale pour les entreprises.

Adresse de livraison des biens

Une autre information cruciale désormais requise sur les factures électroniques est l’adresse de livraison des biens. Cette donnée permet de préciser le lieu de destination des produits ou services faisant l’objet de la transaction commerciale. L’inclusion de cette information sur les factures électroniques offre une meilleure traçabilité des biens livrés et facilite la gestion logistique pour les entreprises. De plus, elle contribue à renforcer la transparence et la fiabilité des transactions commerciales, en permettant aux parties prenantes de vérifier facilement les détails de la livraison.

Option pour le paiement de la taxe d’après les débits

Enfin, une autre information désormais obligatoire sur les factures électroniques est l’indication de l’option pour le paiement de la taxe d’après les débits, lorsque cela est applicable. Cette mention permet de préciser le mode de calcul de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) pour les opérations concernées, offrant ainsi une meilleure compréhension des modalités de facturation pour les parties impliquées. L’inclusion de cette information sur les factures électroniques garantit la conformité aux réglementations fiscales en vigueur et contribue à éviter les erreurs de facturation.

Conclusion

Ces changements visent à renforcer la transparence, la traçabilité et la fiabilité des transactions commerciales. En adoptant les bonnes pratiques et en s’appuyant sur des outils informatiques performants, les entreprises pourront tirer pleinement parti des avantages offerts par cette révolution des factures électroniques.