Comment extraire et récupérer toutes les adresses mail depuis Outlook ?

Dans un monde numérique où les échanges par e-mail sont omniprésents, il est essentiel de disposer d’outils efficaces pour gérer et organiser nos contacts. Dans cet article, nous vous présentons un programme qui vous permet d’extraire facilement toutes les adresses électroniques des dossiers Outlook.
En parcourant tous les e-mails, ce fichier Excel extrait les adresses e-mail des destinataires, des expéditeurs, des CC et CCi, ainsi que celles contenues dans le corps des e-mails. Découvrez comment cette démarche peut simplifier votre recherche de contacts et améliorer votre productivité.

Comment utiliser le logiciel d’extraction des adresses électroniques de la boîte mail Outlook ?

Dans cette partie, nous expliquerons comment fonctionne le programme d’extraction d’adresses e-mail dans Outlook. Voici les étapes principales :

Télécharger le programme

Téléchargez le fichier Excel sur votre ordinateur via le bouton ci-dessous. Enregistrez-le dans un emplacement facilement accessible qui permet d’exécuter les macros (en dehors de OneDrive ou SharePoint …)

Si vous utilisez Windows 10 ou 11 : réaliser un clic droit sur le fichier, puis Propriétés, cocher Débloquer pour pouvoir utiliser les macros.

A l’ouverture du fichier, si les avertissements de sécurité apparaissent, cliquez sur « Activer les macros » ou « Autoriser le contenu » pour permettre l’exécution des macros. Cette opération n’est à réaliser que lors de la première ouverture.

Validation des macros Excel

Ouvrez le fichier Excel téléchargé.
Si les avertissements de sécurité apparaissent, cliquez sur « Activer les macros » ou « Autoriser le contenu » pour permettre l’exécution des macros. cette opération ne doit être réalisée qu’une seule fois.

Liste de diffusion pour mailing avec pièces jointes

Gestion des adresses mail en double

Le programme parcoure l’ensemble des mails. Il est donc fort probable qu’une même adresse mail apparaitra plusieurs fois dans la recherche. A cette étape vous avez la possibilité d’accepter ou non les doublons.

Sélectionner le dossier Outlook concerné par l’extraction des emails

Vous pouvez choisir le dossier Outlook à partir duquel vous souhaitez extraire les adresses e-mail. Cela peut être un dossier spécifique, une boîte de réception, ou même l’ensemble de votre boîte mail.
Une fois un dossier sélectionné, le logiciel va parcourir le dossier l’ensemble des sous-dossiers qu’il contient
Lancer le programme pour télécharger toutes les adresses mail
Lancement de l’extraction : Une fois le dossier sélectionné, vous n’avez qu’à cliquer sur un bouton dans le programme pour lancer l’extraction de l’ensemble des e-mails. Le programme parcourra automatiquement tous les e-mails du dossier et extraira les adresses e-mail pertinentes.

Résultats et exportation

Une fois l’extraction terminée, le programme affiche les adresses e-mail extraites et les exporte vers un fichier Excel.
Les différents champs qui sont enregistrés sont :

Liste de diffusion pour mailing avec pièces jointes

Dossier Outlook

Il s’agit du dossier mail où a été réalisée l’extraction

Adresse mail

Il s’agit de l’adresse électronique récupérée

Emetteur /CC / Cci

Dans cette colonne, il est précisé où a été récupéré l’adresse mail. Il peut s’agir

  • Emetteur du mail
  • Destinataire du mail
  • Destinataire du mail en CC
  • Destinataire du mail en Cci
  • Présence du mail dans le corps du mail et dans la signature Outlook

Date du mail

Cette rubrique correspond à la date d’expédition.

Objet du mail

Cette colonne correspond à l’objet du mail.

Lieu de recherche des adresses mail

Cette solution pour récupérer les adresses e-mail contenu dans les dossiers Outlook permet d’effectuer la recherche dans :

le corps de mail

Toutes les adresses électroniques contenues à l’intérieur du courriel sont exportées.

l’expéditeur

Les coordonnées de l’expéditeur sont extraites.

les destinataires , y compris les personnes en copie CC ou CCi

Tous les destinataires des mails sont identifiés

Pourquoi récupérer toutes les adresses mail d’une boîte de réception ?

Les avantages d’utiliser un programme d’extraction d’adresses e-mail dans Outlook sont les suivants :

Gains de temps considérables

L’extraction automatique des adresses e-mail vous évite de devoir les rechercher manuellement dans chaque e-mail. Cela vous permet d’économiser un temps précieux, surtout si vous devez traiter un grand volume d’e-mails.

Facilitation de la recherche

En extrayant les adresses e-mail des destinataires, des CC et CCi, ainsi que celles dans le corps des e-mails, vous simplifiez la recherche de contacts spécifiques. Vous pourrez ainsi retrouver rapidement les adresses e-mail pertinentes en fonction de vos besoins.

Centralisation des contacts

Cette démarche vous permet de centraliser toutes les adresses e-mail extraites à partir de vos dossiers Outlook. Vous disposerez ainsi d’une base de contacts complète et à jour, facilement accessible pour vos futures communications.

Exemples d’utilisation du programme d’extraction d’adresses e-mail

Quelques exemples concrets où l’utilisation d’un programme d’extraction d’adresses e-mail dans Outlook peut s’avérer extrêmement utile :

Gestion de campagnes de marketing

Lors de la planification et de l’exécution de campagnes de marketing par e-mail, il est essentiel d’avoir une liste d’adresses e-mail ciblée et à jour. Le programme d’extraction vous permet de collecter rapidement et efficacement les adresses e-mail des contacts pertinents, qu’il s’agisse de clients, de prospects ou de partenaires commerciaux. Ces adresses de mails récoltées peuvent être utiliser pour des campagnes de publipostage avec pièces jointes PDF.

Mise à jour de votre liste de contacts

Au fil du temps, les adresses e-mail de vos contacts peuvent changer ou devenir obsolètes. L’utilisation du programme d’extraction vous permet de parcourir vos dossiers Outlook pour rechercher et mettre à jour les adresses e-mail de vos contacts existants, garantissant ainsi que votre liste de contacts est toujours à jour et fonctionnelle.

Constitution d’une base de données de clients

Si vous devez constituer une base de données complète de clients, le programme d’extraction d’adresses e-mail se révèle être un outil précieux. Vous pouvez extraire les adresses e-mail de vos clients à partir des échanges passés, des factures ou des confirmations de commandes, et les consolider dans une base de données centralisée. En paralléle  de cette extraction d’adresse-mail, il peut être intéressant d’enregistrer toutes les pièces jointes de plusieurs mails.

Analyse des communications internes

Dans un contexte professionnel, il peut être nécessaire d’analyser les communications internes au sein de l’entreprise. En utilisant le programme d’extraction, vous pouvez extraire les adresses e-mail des collaborateurs, des équipes ou des départements spécifiques, facilitant ainsi l’analyse et l’identification de tendances ou de schémas de communication.

Réseau de contacts professionnels

Pour les professionnels qui cherchent à élargir leur réseau de contacts, le programme d’extraction d’adresses e-mail peut être un outil précieux. Vous pouvez extraire les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous avez échangé par le passé, que ce soit lors de conférences, de salons professionnels ou d’autres événements, et les ajouter à votre liste de contacts professionnels.

Constitution d’une base de données de clients

Si vous devez constituer une base de données complète de clients, le programme d’extraction d’adresses e-mail se révèle être un outil précieux. Vous pouvez extraire les adresses e-mail de vos clients à partir des échanges passés, des factures ou des confirmations de commandes, et les consolider dans une base de données centralisée.

Fichier Excel sur mesure pour récupérer les adresses électroniques

En utilisant un programme d’extraction d’adresses e-mail dans Outlook, vous pouvez simplifier votre recherche de contacts, gagner du temps précieux et centraliser vos adresses e-mail. Cette approche automatisée vous permet de tirer le meilleur parti de vos e-mails et de vos contacts. N’hésitez pas à essayer ce programme pour améliorer votre productivité et votre gestion des contacts dans Outlook.
Ce fichier est présenté à titre d’exemple. Nous pouvons personnaliser ce fichier et/ou l’intégrer à vos fichiers existants. N’hésitez pas à nous contacter pour définir votre fichier adapté à votre activité.