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Créer, insérer, modifier, changer et ajouter une signature Outlook mail automatiquement et Outlook 365

Cet article présente les techniques pour créer et insérer automatiquement une signature Outlook à la fin de vos mails, ainsi que dans Outlook 365.

Vous trouverez aussi des recommandations pour choisir les éléments à faire apparaître dans votre signature électronique professionnelle.

Créer ou ajouter une ou plusieurs signatures automatiques Outlook

Vous avez 2 possibilités pour accéder à la création de nouvelles signatures :

FICHIER / Options / Courrier / dans la zone Composition des messages / Signatures

ou

ACCUEIL / Nouveau Message / dans l’onglet Inclure / Signature / choisissez Signatures …

La fenêtre suivante s’affiche :

signature-outlook-automatique

Cliquez sur Nouveau, nommez la signature dans Taper un nom pour cette signature

Dans la zone Modifier la signature, saisissez le texte de la signature puis mettez-le en forme.

Pour ajouter un lien hypertexte, sélectionner le texte ou l’image à associer au lien puis cliquez sur Insérer un lien hypertexte . Sélectionnez le fichier, la page Web ou l’adresse de messagerie auquel le lien doit faire référence.

Pour ajouter une image, positionnez le curseur à l’emplacement souhaité dans la zone de texte de la signature puis cliquez sur Image . Recherchez l’image, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton Insérer.

Lorsque vous avez terminé de créer votre signature, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Vous avez la possibilité de créer plusieurs signatures pour un même compte.

Modifier une signature Outlook

Pour modifier ou changer une signature automatique Outlook :

A partir du ruban Outlook cliquer successivement sur :

FICHIER / Options / Courrier / dans la zone Composition des messages / Signatures

ou

ACCUEIL / Nouveau Message / dans l’onglet Inclure / Signature / choisissez Signatures …

Sélectionnez alors la signature automatique à modifier, réalisez les modifications souhaitées puis cliquez sur le Enregistrer.

Pour supprimer une signature automatique Outlook :

Accédez à la boîte de dialogue Signatures et thème (cf. ci-dessus), sélectionnez la signature à supprimer puis cliquez sur Supprimer.

Sélectionner une signature Outlook

Autre Signature outlook automatique

Si vous avez défini une signature automatique, elle s’apposera à la création de chaque nouveau mail

Il est parfois nécessaire d’avoir différentes signatures en fonction de l’interlocuteur. Pour choisir une autre signature que la signature par défaut, veuillez supprimer mauellement la signature qui a été apposée automatiquement puis cliquer Message / Inclure / Une Signature / Sélectionner la signature adaptée au message.

outlook-signature-plusieurs-signtures

Comment ajouter une signature sur Outlook 365

Outlook signature pour Microsoft 365 :

Cliquer sur l’engrenage qui permet d’ouvrir les paramètres Outlook 365.

outlook-signature-365-parametre

Cliquer ensuite sur Afficher tous les paramètres d’Outlook.

Sélectionner ensuite Composer et répondre et vous pouvez alors ajouter ou modifier la signature électronique Outlook 365 en suivant les recommandations présentées en début d’article.

Il est possible de sélectionner si vous souhaitez  envoyer votre mail en HTML ou au format : texte brut.

Pour que votre signature Outlook 365 soit ajoutée automatiquement au mail, assurez-vous de sélectionner si vous souhaitez que la signature soit ajouter aux nouveaux courriers et/ou au réponse et transfert de mails.

Que mettre dans une Outlook signature Professionnelle

Logo de votre structure :

En complément, attacher au logo de votre structure un lien hypertexte qui pointe vers votre site internet

Eviter la copie d’une image qui contient votre numéro de téléphone et votre adresse mail car cela empêchera les interactions avec vos interlocuteurs.

Mettre en toute lettre (sans image) : adresse, Nom, Prénom, Fonction.

Numéro de téléphone :

Le numéro de téléphone en texte libre. Vos interlocuteurs pourront cliquer directement sur le numéro de téléphone via un smartphone pour vous joindre ou enregistrer le numéro dans les contacts.

Logo de vos réseaux sociaux :

Associer un lien hypertexte à chacun des logos

Votre dernier article de blog :

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