Ajouter, changer, modifier une signature Outlook dans un mail automatiquement
Cet article présente les techniques pour créer et ajouter automatiquement une signature Outlook à la fin de votre mail, ainsi que dans Outlook 365. Vous pourrez aussi découvrir comment modifier et changer sa signature Outlook.
Vous trouverez aussi des recommandations pour choisir les éléments à faire apparaître dans votre signature électronique professionnelle.
- ajouter une signature Outlook
- modifier une signature de mail
- supprimer une signature
- sélectionner une signature
- insérer une image ou un logo à la signature
- ajouter un lien à du texte ou à un logo dans la signature
- afficher les icônes des réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Twitter) dans la signature
- Modifier sa signature Outlook pour smartphone mobile android
- Ajouter une signature dans Outlook de Microsoft 365
- Que mettre dans une signature professionnelle
Ajouter une signature électronique Outlook automatique
Vous avez 2 possibilités pour accéder à la création de nouvelles signatures :
FICHIER / Options / Courrier / dans la zone Composition des messages / Signatures
ou
ACCUEIL / Nouveau Message / dans l’onglet Inclure / Signature / choisissez Signatures …
La fenêtre suivante s’affiche :
Cliquez sur Nouveau, nommez la signature dans Taper un nom pour cette signature
Dans la zone Modifier la signature, saisissez le texte de la signature puis mettez-le en forme.
Pour ajouter un lien hypertexte, sélectionner le texte ou l’image à associer au lien puis cliquez sur Insérer un lien hypertexte . Sélectionnez le fichier, la page Web ou l’adresse de messagerie auquel le lien doit faire référence.
Pour ajouter une image, positionnez le curseur à l’emplacement souhaité dans la zone de texte de la signature puis cliquez sur Image . Recherchez l’image, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton Insérer.
Lorsque vous avez terminé de créer votre signature, cliquez sur le bouton Enregistrer.
Vous avez la possibilité de créer plusieurs signatures pour un même compte.
Modifier une signature mail Outlook
A partir du ruban Outlook cliquer successivement sur :
FICHIER / Options / Courrier / dans la zone Composition des messages / Signatures
ou
ACCUEIL / Nouveau Message / dans l’onglet Inclure / Signature / choisissez Signatures …
Sélectionnez alors la signature automatique à modifier, réalisez les modifications souhaitées puis cliquez sur le Enregistrer.
Supprimer une signature mail
Accédez à la boîte de dialogue Signatures et thème (cf. ci-dessus), sélectionnez la signature à supprimer puis cliquez sur Supprimer.
Sélectionner une signature Outlook
Si vous avez défini une signature automatique, elle s’apposera à la création de chaque nouveau mail
Il est parfois nécessaire d’avoir différentes signatures en fonction de l’interlocuteur. Pour choisir une autre signature que la signature par défaut, veuillez supprimer manuellement la signature qui a été apposée automatiquement puis cliquer Message / Inclure / Une Signature / Sélectionner la signature adaptée au message.
Ajouter une image, une icône, un logo dans une signature d’email
Pour insérer une image dans le pied de mail, il faut cliquer sur le bouton image (cf. figure ci-dessous) et ensuite choisir le fichier à insérer.
Ajouter un lien dans une signature électronique
Pour ajouter lien hypertexte dans une signature, il faut :
- sélectionner l’élément auquel le lien sera attaché (mettre en surbrillance du texte ou une image)
- cliquer sur le bouton lien (cf. figure ci-dessous) et ensuite coller le lien
Comment ajouter les icônes des réseaux sociaux dans une signature de mail Outlook ?
Pour ajouter les icônes des réseaux sociaux dans une signature de mail Outlook, il faut télécharger une image de chaque logo, les icônes possibles sont :
le logo Facebook
le logo pour LinkedIn
l’icône Twitter
Ajouter un lien aux icônes des réseaux sociaux
Une fois que vous avez télécharger les différentes icônes que vous souhaitez insérer en pied de mail, insérer cette image dans votre signature.
Ensuite, accrocher un lien hypertexte aux icônes des réseaux sociaux.
Comment modifier sa signature Outlook sur smartphone mobile android
Par défaut la signature d’un mail sur Outlook pour un mobile Android, n’est pas très professionnelle, il est préférable de la changer en suivant les étapes suivantes :
Exemple d’une signature brute Outlook sur mobile Android : Samsung Galaxy
Le texte qui apparait automatiquement en bas de mail lorsqu’on envoie un mail depuis Outlook pour smartphone est le suivant :
Envoyé de Mon Galaxy SXX Opérateur XX
Envoyé à partir de Outlook pour Android
Ce texte doit être changé car votre interlocuteur n’a pas vos coordonnées et cette signature est complètement impersonnel. De plus vers un site Outlook pour Android est ajouter dont vous n’avez pas besoin.
Etape 1 pour changer la signature Outlook sur smartphone
Ouvrir l’application Outlook sur votre mobile
Cliquer en haut à gauche sur le logo Microsoft
Etape 2 pour changer la signature Outlook sur téléphone mobile
Clic sur l’engrenage (en bas à gauche)
Etape 3 pour modifier la signature mail Outlook mobile
Dans la rubrique Courrier, clic sur Signature
Faire un clic dans le texte qui apparait
Vous pouvez :
- saisir votre propre signature pour mobile
- mettre en gras, en italique, souligner
- Insérer des liens hypertextes
- Coller une image à partir du presse papier (pour cela copier l’image au préalable puis coller)
Pour valider les modifications que vous avez apportées à votre signature, il faut cliquer sur la coche en haut à droite.
Vous pouvez désormais envoyer des mails depuis votre téléphone mobile comme depuis votre PC.
Comment ajouter une signature Outlook sur Microsoft 365
Cliquer sur l’engrenage qui permet d’ouvrir les paramètres Outlook 365.
Cliquer ensuite sur Afficher tous les paramètres d’Outlook.
Sélectionner ensuite Composer et répondre et vous pouvez alors ajouter ou modifier la signature électronique Outlook 365 en suivant les recommandations présentées en début d’article.
Il est possible de sélectionner si vous souhaitez envoyer votre mail en HTML ou au format : texte brut.
Pour que votre signature Outlook 365 soit ajoutée automatiquement au mail, assurez-vous de sélectionner si vous souhaitez que la signature soit ajouter aux nouveaux courriers et/ou au réponse et transfert de mails.
Que mettre dans une signature Outlook Professionnelle ?
Logo de votre structure :
En complément, attacher au logo de votre structure un lien hypertexte qui pointe vers votre site internet
Eviter la copie d’une image qui contient votre numéro de téléphone et votre adresse mail car cela empêchera les interactions avec vos interlocuteurs.
Mettre en toute lettre (sans image) : adresse, Nom, Prénom, Fonction.
Numéro de téléphone :
Le numéro de téléphone en texte libre. Vos interlocuteurs pourront cliquer directement sur le numéro de téléphone via un smartphone pour vous joindre ou enregistrer le numéro dans les contacts.
Logo de vos réseaux sociaux :
Associer un lien hypertexte à chacun des logos
Votre dernier article de blog :
Associer un lien hypertexte qui pointe vers votre dernier article de blog
Pour gagner du temps au quotidien avec les outils Microsoft
Retrouvez nos différentes formations bureautiques pour gagner du temps au quotidien et optimiser vos fichiers :
