Comment Ajouter, changer, modifier une signature Outlook dans un mail automatiquement

Vous avez 2 possibilités pour accéder à la création de nouvelles signatures :

FICHIER / Options / Courrier / dans la zone Composition des messages / Signatures

ou

ACCUEIL / Nouveau Message / dans l’onglet Inclure / Signature / choisissez Signatures …

La fenêtre suivante s’affiche :

Cliquez sur Nouveau, nommez la signature dans Taper un nom pour cette signature

Dans la zone Modifier la signature, saisissez le texte de la signature puis mettez-le en forme.

Pour ajouter un lien hypertexte, sélectionner le texte ou l’image à associer au lien puis cliquez sur Insérer un lien hypertexte . Sélectionnez le fichier, la page Web ou l’adresse de messagerie auquel le lien doit faire référence.

Pour ajouter une image, positionnez le curseur à l’emplacement souhaité dans la zone de texte de la signature puis cliquez sur Image . Recherchez l’image, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton Insérer.

Lorsque vous avez terminé de créer votre signature, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Vous avez la possibilité de créer plusieurs signatures pour un même compte.

A partir du ruban Outlook cliquer successivement sur :

FICHIER / Options / Courrier / dans la zone Composition des messages / Signatures

ou

ACCUEIL / Nouveau Message / dans l’onglet Inclure / Signature / choisissez Signatures …

Sélectionnez alors la signature automatique à modifier, réalisez les modifications souhaitées puis cliquez sur le Enregistrer.

Accédez à la boîte de dialogue Signatures et thème (cf. ci-dessus), sélectionnez la signature à supprimer puis cliquez sur Supprimer.

Si vous avez défini une signature automatique, elle s’apposera à la création de chaque nouveau mail

Il est parfois nécessaire d’avoir différentes signatures en fonction de l’interlocuteur. Pour choisir une autre signature que la signature par défaut, veuillez supprimer manuellement la signature qui a été apposée automatiquement puis cliquer Message / Inclure / Une Signature / Sélectionner la signature adaptée au message.

Pour insérer une image dans le pied de mail, il faut cliquer sur le bouton image (cf. figure ci-dessous) et ensuite choisir le fichier à insérer.

Pour ajouter lien hypertexte dans une signature, il faut :

• sélectionner l’élément auquel le lien sera attaché (mettre en surbrillance du texte ou une image)
• cliquer sur le bouton lien (cf. figure ci-dessous) et ensuite coller le lien

Pour ajouter les icônes des réseaux sociaux dans une signature de mail Outlook, il faut télécharger une image de chaque logo, les icônes possibles sont :

le logo Facebook

le logo pour LinkedIn

l’icône Twitter

Une fois que vous avez télécharger les différentes icônes que vous souhaitez insérer en pied de mail, insérer cette image dans votre signature.

Ensuite, accrocher un lien hypertexte aux icônes des réseaux sociaux.

Par défaut la signature d’un mail sur Outlook pour un mobile Android, n’est pas très professionnelle, il est préférable de la changer en suivant les étapes suivantes :

Le texte qui apparait automatiquement en bas de mail lorsqu’on envoie un mail depuis Outlook pour smartphone est le suivant :

Envoyé de Mon Galaxy SXX Opérateur XX

Envoyé à partir de Outlook pour Android

Ce texte doit être changé car votre interlocuteur n’a pas vos coordonnées et cette signature est complètement impersonnel. De plus vers un site Outlook pour Android est ajouter dont vous n’avez pas besoin.

Ouvrir l’application Outlook sur votre mobile

Cliquer en haut à gauche sur le logo Microsoft

Clic sur l’engrenage (en bas à gauche)

Dans la rubrique Courrier, clic sur Signature

Faire un clic dans le texte qui apparait

Vous pouvez :

• saisir votre propre signature pour mobile
• mettre en gras, en italique, souligner
• Insérer des liens hypertextes
• Coller une image à partir du presse papier (pour cela copier l’image au préalable puis coller)

Pour valider les modifications que vous avez apportées à votre signature, il faut cliquer sur la coche en haut à droite.

Vous pouvez désormais envoyer des mails depuis votre téléphone mobile comme depuis votre PC.

Cliquer sur l’engrenage qui permet d’ouvrir les paramètres Outlook 365.

Cliquer ensuite sur Afficher tous les paramètres d’Outlook.

Sélectionner ensuite Composer et répondre et vous pouvez alors ajouter ou modifier la signature électronique Outlook 365 en suivant les recommandations présentées en début d’article.

Il est possible de sélectionner si vous souhaitez envoyer votre mail en HTML ou au format : texte brut.

Pour que votre signature Outlook 365 soit ajoutée automatiquement au mail, assurez-vous de sélectionner si vous souhaitez que la signature soit ajouter aux nouveaux courriers et/ou au réponse et transfert de mails.

Logo de votre structure :

En complément, attacher au logo de votre structure un lien hypertexte qui pointe vers votre site internet

Eviter la copie d’une image qui contient votre numéro de téléphone et votre adresse mail car cela empêchera les interactions avec vos interlocuteurs.

Mettre en toute lettre (sans image) : adresse, Nom, Prénom, Fonction.

Numéro de téléphone :

Le numéro de téléphone en texte libre. Vos interlocuteurs pourront cliquer directement sur le numéro de téléphone via un smartphone pour vous joindre ou enregistrer le numéro dans les contacts.

Logo de vos réseaux sociaux :

Associer un lien hypertexte à chacun des logos

Votre dernier article de blog :

Associer un lien hypertexte qui pointe vers votre dernier article de blog

Définir une signature dans Outlook offrent de nombreux avantages, notamment en termes de professionnalisme, de cohérence, de promotion de votre entreprise et de facilitation de la communication. C’est un moyen simple mais efficace d’améliorer l’apparence et l’impact de vos e-mails.

Vous pouvez utiliser votre signature pour inclure des informations supplémentaires pertinentes, telles que des liens vers des articles, des événements à venir, des promotions ou des mentions légales. Cela peut être utile si vous souhaitez fournir des détails supplémentaires à vos destinataires sans surcharger le corps de l’e-mail.

En définissant une signature par défaut, vous assurez une cohérence dans tous vos e-mails. Cela garantit que vos informations de contact et votre branding sont toujours présentes, peu importe l’e-mail que vous envoyez, ce qui facilite la reconnaissance de votre marque.

Lorsque vous utilisez des modèles de mails, la signature par défaut s’insère automatiquement. Cela a un intérêt lors de l’utilisation de notre solution pour campagne de mailing avec pièces jointes.

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