Comment ajouter une signature Outlook sur Microsoft 365 ?

Outlook 365 est un outil de communication essentiel pour les professionnels du monde entier. Une signature de mail bien conçue non seulement confère une touche de professionnalisme à vos correspondances, mais permet également de fournir des informations de contact importantes de manière cohérente. Dans cet article, nous vous guiderons à travers les étapes pour créer et appliquer une signature automatique dans Outlook 365.

Cet article est complémentaire au post : signature Outlook qui décrit les éléments à intégrer dans un pied de mail.

Avant de commencer, assurez-vous que vous avez accès à votre compte Outlook 365 et que vous êtes connecté à Internet. Préparez également les informations que vous souhaitez inclure dans votre signature, telles que votre nom complet, titre professionnel, numéros de téléphone, adresse de site web, et peut-être un logo d’entreprise ou une photo professionnelle.

Connectez-vous à votre compte Outlook 365 en utilisant votre navigateur préféré. Une fois dans votre boîte de réception, recherchez l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit pour accéder aux paramètres.

Dans le menu qui apparaît, cliquez sur Afficher tous les paramètres d’Outlook pour trouver les options de personnalisation de votre messagerie.

Dans les paramètres, sous la rubrique Courrier, vous trouverez l’option Composition et réponse. Ici, un bouton Signatures… vous permettra d’accéder à l’éditeur de signature.

Cliquez sur Nouveau pour commencer à créer votre signature. Un nom pour votre signature aidera à l’identifiant si vous décidez d’en créer plusieurs pour différents types de correspondances.

Il est possible de sélectionner si vous souhaitez envoyer votre mail en HTML ou au format : texte brut.

Pour que votre signature Outlook 365 soit ajoutée automatiquement au mail, assurez-vous de sélectionner si vous souhaitez que la signature soit ajouter aux nouveaux courriers et/ou au réponse et transfert de mails.

L’éditeur de signature d’Outlook 365 est intuitif et riche en fonctionnalités. Vous pouvez formater votre texte avec différentes polices, tailles et couleurs. Pour ajouter une touche personnelle, envisagez d’intégrer des liens vers vos réseaux sociaux professionnels ou votre site web en sélectionnant le texte et en utilisant l’option pour insérer un lien. Pour inclure un logo ou une image, cliquez sur l’icône d’image, téléchargez votre fichier, et ajustez-le à la taille souhaitée directement dans l’éditeur.

Une fois votre signature créée, il est temps de la configurer pour qu’elle s’ajoute automatiquement à vos emails. Outlook 365 offre la flexibilité d’attribuer des signatures différentes pour les nouveaux messages et les réponses/transferts. Sélectionnez votre signature dans les listes déroulantes correspondantes pour l’appliquer selon vos préférences.