Modèle et exemples d’un tableau de bord de suivi d’activité sur Excel

Cet article présente un moyen très simple et rapide d’enregistrer les différentes activités, tâches au cours d’une journée via une application Excel. Cet article vous permettra de construire un tableau de suivi activité. Le téléchargement gratuit du fichier modèle Excel vous permet de réaliser le suivi d’activité  et d’avoir un suivi du temps passé par projet.

Vous souhaitez enregistrer les heures de travail de chaque collaborateur et les différentes tâches effectuées sur des feuilles de temps, il s’agit d’un suivi d’activité. Cet outil est une solution de gestion des ressources humaines.

Il peut être utilisé par tous les membres d’une société : RH, chef de projet, gestionnaires …

Le suivi d’activité peut être réalisé :

• manuellement en notant sur une feuille volante les horaires. Cette solution pour la saisie des temps ne permet pas d’analyser les données
• en utilisant un logiciel spécialisé dans la gestion des temps et gestion des activités : il faut que votre organisation s’adapte au fonctionnement de l’outil sélectionné et le prix est onéreux
• en utilisant Excel et un fichier type qui vous permet d’avoir le suivi, les synthèses et la souplesse d’évolution. Le fichier s’adapte à votre organisation. La limite d’Excel a toujours été le partage de fichier à plusieurs utilisateurs. Désormais avec Office 365, cette contrainte est levée.

Une fois que le suivi d’activité est en place, il vous permet de suivre et d’éditer les éléments suivants :

• rentabilité des projets
• heures travaillées
• heures supplémentaires
• Présence / Absence des collaborateurs
• Avancement des projets
• Congés
• respect des plannings
• reportings via des tableaux de bord
• suivis analytiques

Après avoir télécharger le fichier Excel, vous pouvez l’utiliser pour saisir vos activités. Le plus contraignant quand on souhaite avoir un suivi précis du temps passé est de saisir instantanément quand on commence une activité et qu’on la finit. Il faut donc un outil qui facilite l’enregistrement de la date et des heures de début d’activité et de fin d’activité. Nous allons utiliser une astuce Excel pour insérer la date, l’heure de début et l’heure de fin d’une tâche très rapidement.

2 raccourcis Excel permettent d’insérer la date et l’heure instantanément dans une cellule.

insérer la date dans une cellule

insérer l’heure dans une cellule

La saisie des éléments suivants permet de renseigner une base de données qui sert à établir des tableaux de bord et des synthèses :

• Sélection d’une activité, via une liste
• Sélection d’un Client, via une liste
• Date, avec le raccourci
• Heure de début, avec le raccourci
• Heure de fin, avec le raccourci

Un onglet dans le fichier Excel permet de gérer les différentes listes.

La liste des activités peut être paramétrable en fonction de votre métier. Cette liste peut être utilisée pour gérer une liste de projet.

La liste des clients est paramétrable. En complément, un champ permet de définir le coût horaire facturé au client. Si vous êtes Freelance, vous aurez ainsi automatiquement le montant à facturer à vos clients en fin de mois en fonction du temps passé. Vous aurez ainsi une vision au fil de l’eau du chiffre d’affaire.

A partir des données saisies, l’objectif et d’établir un tableau de bord.

En utilisant les tableaux croisés dynamiques, il est possible d’établir des analyses :

• évolution du temps de prospection
• éléments pour établir la facturation
• répartition temps facturé, temps non facturé …

Pour rappel, les tableaux croisés dynamiques sont des éléments Excel qui ne se mettent pas à jour automatiquement.

Il faut le faire manuellement. A chaque fois que vous effectuez une saisie dans l’onglet Suivi d’activité et que vous souhaitez que le tableau de bord se rafraichisse, il faut l’actualiser.

Pour cela, cliquer le tableau de bord, faites un clic droit puis sélectionner Actualiser.

Un onglet du fichier Excel explique le fonctionnement du fichier.

Des boutons de navigation ont été insérés dans le fichier Excel de suivi du temps passé pour passer d’un onglet à l’autre de manière simplifiée et intuitive.

A partir de cet exemple ergonomique, nous vous proposons de développer un logiciel de suivi d’activité sur mesure adapté à votre besoin. Nous pouvons personnaliser cette solution de suivi et l’adapter à vos activités. Notre métier est de développer des fichiers sur mesure.

Les modifications que nous pouvons apporter à ce fichier type sont les suivantes :

• Augmentation de la taille des zones de saisie
• Ajout de champs à la table client : adresse …
• Création automatique de répertoire client lors de l’ajout de nouveau client, avec une arborescence préétablie
• Création automatique de factures, génération de PDF, archivage et historisation des éléments
• Personnalisation des tableaux de bord
• Automatisation des actions par Macro VBA
• Copie automatique de lignes
• personnalisation gestion des temps
• regroupement par manager, gestionnaire
• ajout d’alertes et notification
• gestion de la facturation, gestion de projets, gestion des ressources
• pointage des heures
• planification

Les fonctionnalités Excel qui ont été utilisées pour concevoir ce tableau sont :

• zone nommée
• fonction INDIRECT()
• mise en forme conditionnelle
• validation de données
• zone de liste
• Lien hypertexte