Attestation de formation

Qu’est-ce qu’une attestation de formation ?

L’attestation de formation est un document qui prouve qu’un salarié a suivi une formation ou un cours.

Ce document est remis aux stagiaires qui a fini la totalité du module de formation.

La remise de ce document à l’issue de la session est une obligation légale.

Ce document doit aller au-delà de la simple validation de l’assiduité de l’apprenant mais aussi positionner pour chacun des objectifs de la formation si la compétence a été acquise par le stagiaire.

Ce certificat doit inclure le nom de l’organisation qui a fourni la formation, le nom du participant, la date et la durée de la formation, ainsi que les sujets évoqués. Il doit également inclure la signature de l’instructeur ou de l’organisation et être utilisée comme preuve de formation pour des fins professionnelles ou autres.

Quels sont les éléments obligatoires pour une attestation de formation conforme pour Qualiopi ?

Une attestation de formation doit comporter les éléments suivants pour être considérée comme valide :

• Nom de l’organisation ou de l’entreprise qui a fourni la formation
• Nom et prénom du participant
• Date et durée de la formation
• Sujets ou thèmes retenus durant la formation
• Signature de l’instructeur ou de la personne responsable de la formation

Il est également important que l’attestation soit délivrée sur un papier à en-tête de l’organisation qui a fourni la formation et qu’elle inclue un tampon de celle-ci.

Comment générer une attestation de formation en PDF ?

Il existe plusieurs façons de générer une attestation de formation :

Modèle d’attestation de formation Word

Vous pouvez utiliser un logiciel de traitement de texte comme Microsoft Word ou Google Docs pour créer une attestation de formation à partir d’une page vierge ou en utilisant un modèle d’attestation de formation vierge sous format Word.

Sans automatisation des tâches, cette option est très chronophage pour l’organisme de formation, car il faut renseigner manuellement chaque page, à moins d’utiliser un publipostage à partir d’un fichier Excel.

Application Excel personnalisable pour générer des PDF

Une fois le téléchragement effectué, veuillez à approuver le fichier pour pouvoir l’utiliser.

Vous pouvez utiliser le modèle d’attestation de formation à télécharger à partir d’un fichier Excel. Ce fichier est personnalisable. Il vous permet de faire les tâches suivantes :

• Historisation des sessions de formation et des stagiaires
• Mémorisation de l’évaluation des compétences par objectif en fin de formation
• Génération automatique des documents de fin de formation sous PDF
• Archivage des fichiers dans des répertoires spécifiques

Il permet d’enregistrer les différentes formations réalisées et aussi pour chacun des objectifs de la formation de préciser si les compétences ont été acquises ou non.

Ce fichier permet de générer automatiquement les attestations de formation sous format PDF.

Ce fichier à télécharger peut-être optimisé avec les modules suivants en nous contactant :

• automatisation de l’envoi de l’attestation par mail à l’apprenant
• génération d’autres certificats, dont des CERFA

Ce fichier est composé de différents éléments paramétrables :

Liste des formations :

Sur l’onglet Liste des formations, vous précisez les différentes informations pour chaque formation :

• Intitulé de la formation
• Durée en jours et heurs
• Type de formation : en présentiel, en distanciel, mixte
• Liste des objectifs (jusqu’à 10 objectifs)

L’ensemble de ces items seront affichés sur le document final.

Dans la pratique, on se rend compte que le nombre d’objectif ne doit pas dépasser 5 par formation.

Eléments paramétrables pour éditer les attestations :

Sur l’attestation des éléments sont figées et sont à saisir dans un onglet. Ces informations apparaitront sur chaque impression des documents :

• Nom de l’organisation
• Responsable légal de l’organisme de formation
• Fonction du représentant légal de la structure
• Ville où a été réalisée l’attestation

Un élément important est de définir le répertoire où seront enregistrées les attestations en format PDF.

Base de données des stagiaires et sessions

Une fois les informations précédentes saisies, l’outil est prêt à être utilisé pour chaque stagiaire. Pour cela il est nécessaire de renseigner la base de données pour chaque stagiaire avec son nom, prénom, entreprise et date de formation.

En complément pour chacun des objectifs, il est nécessaire de préciser le niveau de compétence :

• Acquis
• Non acquis
• En cours d’acquisition

Lors de la saisie, un certain nombre de contrôle sont en place pour limiter les erreurs de saisie :

• Liste déroulante
• Format des données

Attestation de formation gratuite

Il existe des plateformes en ligne qui permettent de générer des certificats de fin de formation en remplissant simplement un formulaire en ligne.

En choisissant cette option, vous ne pouvez pas personnaliser votre attestation comme vous le souhaitez.

De plus, il vous faut saisir les données dans des formulaires spécifiques à chaque opération.

En complément, vous mettez à disposition d’un tiers, l’ensemble des informations de vos stagiaires, sans maîtrise de l’exploitation ou non de ces données sensibles.

Quelle que soit la méthode choisie, il est important de vérifier que l’attestation de formation comporte tous les éléments nécessaires pour être considérés comme valides.

Modèle de certificat de réalisation de la formation officiel

Le ministère du travail a mis à disposition des professionnels de la formation un modèle de document pour unifier les pratiques des différents intervenants. Les mentions obligatoires sont les suivantes :

• Nom de l’organisme dispensant la formation
• Représentant légal de l’organisme
• Nom et prénom du bénéficiaire
• Nom de l’entreprise du bénéficiaire
• Nom de la formation
• Type de d’action
• Dates des formations
• Durée des formations en jours et heures
• Tampon et émargement de l’organisme de formation

Qui délivre les attestations de formation ?

Les attestations de formation sont délivrées par l’organisation ou l’entreprise qui a fourni la formation. Cela peut inclure des institutions d’enseignement, des centres de formation professionnelle, des entreprises ou des organisations à but non lucratif.

L’instructeur ou la personne responsable de la formation est chargé de valider l’attestation de formation, ou l’organisation peut disposer d’un processus automatisé pour produire et délivrer les attestations.

Quelle responsabilité de l’employeur ?

L’employeur a plusieurs obligations en matière de formation professionnelle :

• Contribuer au financement de la formation : L’employeur est tenu de contribuer financièrement à la formation de ses salariés en versant une contribution à un organisme collecteur agréé.
• Planifier la formation professionnelle : L’employeur est tenu de planifier la formation professionnelle de ses salariés en fonction des besoins et des attentes de l’entreprise
• Offrir des opportunités de formation : L’employeur est responsable de fournir des opportunités de formation pour son personnel pour aider à améliorer leurs compétences et à soutenir le développement de leur carrière.

Un moyen de prouver ces actions est de remettre des attestations de formation à l’issue des phases d’apprentissage.

Si le document n’est pas remis aux salariés, cela peut être considéré comme un préjudice. En effet, cela peut représenter une perte de chance d’être embauché sur des postes qui font appels à ces compétences (liée à la formation dispensée). En cas de jugement, des dommages et intérêt peut être demandés.

Si l’employeur ne remet d’attestation à l’issue d’une formation, sa responsabilité peut être engagée (cf avis de la cour de cassation).

Quelles obligations pour un organisme de formations ?

L’organisme de formation est responsable de délivrer des attestations de formation valides, qui comprennent tous les éléments obligatoires nécessaires pour être fournis comme preuve.