Publipostage et mailing Outlook avec des pièces jointes

Le publipostage est une stratégie efficace qui vous permet d’envoyer des communications ciblées à un grand nombre de destinataires.

Les solutions classiques du publipostage avec Word, Excel et Outlook (Mircosoft) ne permettent d’ajouter des pièces jointes au mailing, sans passer par du code VBA.

Le fichier Excel a téléchargé dans cet article permet de piloter une campagne de communication digitale en ajoutant des pièces jointes à un courriel Outlook.

Dans cet article, nous explorerons les avantages de cette approche et comment elle peut améliorer l’impact de votre campagne d’e-mailing.

Fonctionnement du publipostage avec pièces jointes

Dans un premier, le téléchargement du fichier Excel permet de réaliser le mailing avec documents attachés.

Télécharger le fichier pour réaliser un mailing Outlook avec pièces jointes

Ouverture du fichier

Téléchargez le fichier Excel avec macro VBA sur votre ordinateur via le bouton ci-dessus. Enregistrez-le dans un dossier accessible qui permet de lancer les macros (en dehors de OneDrive ou SharePoint …).

Si vous utilisez Windows 10 ou 11 : réaliser un clic droit sur le fichier, puis Propriétés, cocher Débloquer pour pouvoir utiliser les macros.

A l’ouverture du fichier, si les avertissements de sécurité apparaissent, cliquez sur « Activer les macros » ou « Autoriser le contenu » pour permettre l’exécution des macros. Cette opération n’est à réaliser que lors de la première ouverture.

Import des données de la liste de diffusion

Le publipostage permet de faire varier plusieurs éléments dans votre message : l’adresse mail biensûr mais aussi d’autres informations : des dates, du texte, des montants ou la pièces jointes à envoyer qui peut changer d’un interlocuteur à l’autre. Ces éléments doivent être contenu dans votre liste de diffusion. La liste de mails peut être obtenue grâce à notre outil qui permet d’extraire toutes les adresses mails des dossiers Outlook (y compris les adresses contenues dans le corps de mail).

Ce tableau Excel doit contenir à minima une colonne avec les adresses électroniques des destinatires.

Cette liste doit être collée en cellule A1 de la feuille de calcul : Liste de diffusion.

Les en-têtes de colonnes de votre liste doivent être positionnés sur la ligne 1, comme dans l’exemple ci-dessous.

Liste de diffusion pour mailing avec pièces jointes

Création d’un mail pour le publipostage

Le second élément à préparer pour réaliser la campagne d’e-mailing est le modèle de mail.

Il faut donc créer un nouveau mail Outlook, en positionnant toutes les informations dont vous avez besoin. Dans un premier temps rédiger votre courrier comme si vous l’adressiez à une seule personne.

L’exemple suivant peut correspondre à un e-mail d’enquête de satisfaction suite au téléchargement d’un fichier sur le site dophis.fr

Liste de diffusion pour mailing avec pièces jointes

L’objectif est de réaliser un mailing qui pour chaque ligne de votre base de données adapte le contenu du message. Le système qui est utilisé pour établir la correspondance entre votre liste de diffusion et le modèle de mail est le suivant :

Le système est basé sur Recherche et Remplace.

L’ensemble des éléments surlignés en jaune sont des éléments qui doivent pouvoir être remplacés en fonction des informations contenu dans votre base de données (liste de diffusion).

Les en-têtes de colonnes de votre liste de diffusion (sur le fichier Excel) serviront à identifier les mots à remplacer dans votre template. Il faut donc placer au bon endroit ces mots.

Modification des en-têtes de la liste de diffusion

Votre base de données peut avoir la présentation suivante avec comme en-tête de colonne :

  • Destinataires : adresse e-mail
  • Civilité
  • Prénom
  • Nom
  • Date d’achat
  • Produit
  • Prix d’achat
  • Chemin de la fiche produit

Pour que le système fonctionne correctement, sans confusion, il faut modifier légèrement le libellé des en-têtes de colonnes pour éviter que le système remplace ce qu’il ne doit pas remplacer. Il faut faire en sorte que les en-têtes de colonne ne correspondent pas à des mots réels.

Je vous propose d’ajouter XY à la fin de chaque libellé (vous pouvez choisir une autre méthode).

Ce qui est important c’est que ce libellé se retrouve dans le modèle de mail.

Liste de diffusion pour mailing avec pièces jointes

Les en-têtes de colonnes sont désormais :

  • DestinatairesXY
  • CivilitéXY
  • PrénomXY
  • NomXY
  • Date d’achatXY
  • ProduitXY
  • Prix d’achatXY
  • Chemin de la fiche produitXY

Il faut ensuite placer ces variables dans le corps du texte.

Par exemple, le message de départ a été constuit avec « Monsieur ». il faut rempacer ce mot par l’en tête de colonne qui contient la données : dans notre exemple : CivilitéXY.

Il faut faire cette opération pour tous les éléments qui doivent changer en fonction du destinataire.

Enregistrer un modèle de mail

Une fois toutes les variables insérer dans le texte, le fichier Outlook doit être enregistré comme étant un modèle de mail, en suivant les opérations suivantes :

Depuis Outlook, allez dans l’onglet Fichier dans la barre de menu supérieure.

Dans le menu déroulant, sélectionnez Enregistrer sous.

Une fenêtre de dialogue s’ouvrira pour enregistrer votre message :

  • Dans le champ Type, sélectionnez Modèles Outlook (*.oft).
  • Choisissez un emplacement sur votre ordinateur où vous souhaitez enregistrer le modèle
  • Donnez un nom à votre modèle et cliquez sur le bouton Enregistrer.

Si vous souhaitez plus de détail : créer un modèle de mail Outlook.

Paramétrage du fichier Excel avant de lancer la campagne d’e-mailing

Le travail de préparation étant réalisé, il reste à paramétrer le fichier Excel avant de lancer la campagne de publipostage.

Liste de diffusion pour mailing avec pièces jointes

1- Sélectionner le modèle Outlook

En cliquant sur l’icône, une boîte de dialogue permet de sélectionner le modèle de Email qui sera utilisé dans la campagne de publipostage.

2- Sélectionner les documents à attacher

Pour sélectionner les pièces jointes (5 documents possibles), il faut cliquer sur l’icône pour chaque ligne et pointer sur le document qui doit téléchargé.

3- Sélectionner la colonne qui identifie le destinataire

Dans la liste déroulante qui identifie l’ensemble des en-têtes de colonne de votre liste de diffusion, il faut choisir la colonne qui contient l’adresse électronique de vos destinataires.

Dans cette colonne destinataire, vous avez la possibilité dans une même cellule de mettre plusieurs adresses électroniquess (à séparer avec un point virgule).

4- Sélectionner la colonne qui identifie les pièces jointes spécifiques à chaque destinataire

Ce paramètre est une option. Il n’est pas nécessaire de le remplir.

Si vous souhaitez que les pièces jointes soient différentes d’un destinataire à l’autre, il faut préciser quelle colonne contient le chemin complet de la pièce jointe.

Dans la liste déroulante qui identifie l’ensemble des en-têtes de colonne de votre liste de diffusion, il faut choisir la colonne qui contient le chemin des pièces jointes.

Dans cette colonne destinataire (dans l’onglet Liste de diffusion), il faut renseigner le chemin complet de la pièce jointe avec son nom sur le principe : C:UsersTEST.pdf

Il est possible d’identifier plusieurs documents à attacher de manière spécifique, il faut alors séparer les chemins des fichiers avec des points virgules, comme ceci : C:Userstexte_pj.docx;C:UsersTEST.pdf

5- Envoi direct ou affichage

Vous pouvez choisir 2 options pour l’envoi du message électronique :

  • Affichage : les courriels ne sont pas envoyés directement. Ils sont créés et s’affichent. Vous devez les envoyer manuellement. Cette option est utile si vous souhaitez visualiser les messages et les contrôler avant de les envoyer
  • Envoyer les mails automatiquement : ils sont envoyés directement à vos destinataires sans que vous les visualisiez

Lancer un test

Pour réaliser un test, veuillez renseigner le champ : Mail test.

Le courriel sera uniquement envoyée à l’adresse saisie et vous serez l’expéditeur.

Pour faire le test : vous pouvez vous mettre comme destinataire, vous l’aurez dans votre boîte de réception.

Les données de la première ligne de votre base de données seront intégrées à l’envoi électronique.

Cette étape vous permet de vous assurez que les données sont correctement remplacées dans votre modèle.

Si le courrier électronique ne vous convient pas, il faut le modifier. Assurez-vous de l’enregistrer en tant que modèle (.oft) avec le même nom et le même emplacement que le document de départ. Sinon il faut revenir à la première étape et attacher un nouveau fichier à votre compagne de communication digitale.

Vous êtes prêts pour lancer la campagne de communication

En cliquant sur : Lancer le mailing, Outlook envoie les messages à l’ensemble des detinataires contenu dans la liste de Diffusion, ligne par ligne.

Le message partira depuis votre boîte d’envoi. Votre signature automatique sera ajoutée en bas de page. Il peut être nécessaire de modifier sa signature Outlook avant de valider le mailing.

Exemples d’utilisation d’un mailing avec PJ

Une campagne de publipostage avec pièces jointes (PJ) peut, par exemple, être réalisée dans les cas suivants :

Présentation des voeux pour la nouvelle année

Avec ce fichier, vous avez la possiblité de personnaliser votre envoi de voeux pour chaque nouvelle année en insérant des pièces jointes, un fichier pdf peut être utiliser.

Enquête de satisfaction

Vous souhaitez envoyer à vos clients une enquête de satisfaction avec un document à renseigner à partir de votre messagerie. Vous pouvez joindre un fichier.

Envoi de documentation technique, avec un PDF

Si vous ciblez un public technique ou professionnel qui a besoin d’accéder à des documents spécifiques, tels que des manuels d’utilisation, des guides d’installation, des spécifications techniques, des plans, des schémas, etc., les pièces jointes peuvent être utilisées pour fournir ces informations de manière pratique.

Envoi de portefeuilles ou échantillons

Dans certains secteurs, tels que le design graphique, la photographie, l’art ou l’architecture, les pièces jointes peuvent être utilisées pour présenter des échantillons de travaux précédents ou des portfolios. Cela permet aux destinataires de visualiser directement le travail accompli et d’évaluer votre expertise.

Expédition de catalogues ou tarifs en PDF

Si vous avez des documents ou des fichiers complémentaires à partager avec les destinataires, tels que des brochures, des rapports, des fiches techniques, des formulaires, des présentations, des catalogues, des bons de commande, etc., vous pouvez les inclure en tant que pièces jointes pour faciliter l’accès aux informations détaillées.

Envoi une photo

Si vous avez des photos à envoyer en masse

Précautions à prendre avec les publipostages

Après avoir maîtrisé l’insertion de pièces jointes dans vos communications Outlook, assurez-vous de lire notre article dédié aux précautions et bonnes pratiques d’emailing pour garantir l’efficacité et la sécurité de vos campagnes.