Créer un modèle de mail Outlook

les modèles de mail Outlook offrent une solution pratique pour gagner du temps, améliorer la cohérence et faciliter la communication professionnelle. Ils sont particulièrement utiles pour les types de messages récurrents et contribuent à une productivité accrue dans la gestion des e-mails

Comment créer un modèle de mail Outlook

En suivant les étapes suivantes, vous pourrez enregistrer un modèle de message électronique.

Ouvrir Outlook

Commencez par ouvrir Microsoft Outlook sur votre ordinateur. Assurez-vous que vous êtes connecté à Internet et que vous avez un compte de messagerie configuré.

Créer un nouveau message

Cliquez sur “Nouveau message” pour composer un nouveau courrier électronique. Vous pouvez le trouver dans la barre d’outils supérieure d’Outlook.

Personnaliser le modèle de message électronique

Rédigez votre mail comme s’il s’agissait d’un mail normal.

Ajoutez le sujet du courrier électronique, le corps du message, les images, les liens ou tout autre élément que vous souhaitez inclure dans le modèle.

Si vous avez défini une signature automatique dans Outlook, n’ajoutez pas de signature (la signature sera ajoutée lorsque vous lancerez le mailing).

Vous pouvez ajouter des pièces jointes à votre mail.

Vous pouvez aussi insérer des liens hypertextes.

Débuter l’enregistrement du modèle de message Outlook

Une fois que vous avez terminé de personnaliser votre modèle de courrier électronique, cliquez sur l’onglet “Fichier” dans la barre de menu d’Outlook, puis sélectionnez “Enregistrer sous”.

Choisir le format de fichier .oft

Tout se joue à cette étape.

Dans la boîte de dialogue “Enregistrer sous”, commencez par changer le type de fichier en sélectionnant : Modèle Outlook ou .oft.

Enregistrer un modèle de mail Outlook

Choisissez ensuite l’emplacement où vous souhaitez enregistrer votre modèle de courrier électronique et donnez-lui un nom descriptif.

Intérêts d’utiliser un modèle de mail Outlook

Les modèles de mail Outlook, également appelés modèles de courrier électronique ou modèles de message, offrent plusieurs avantages pratiques pour les utilisateurs. Voici quelques-uns des avantages de l’utilisation des modèles de mail Outlook :

Gain de temps

Les modèles de mail permettent de gagner du temps en évitant d’avoir à rédiger des e-mails courants à partir de zéro à chaque fois. Vous pouvez créer des modèles préformatés pour des types de messages fréquents tels que les réponses automatiques, les demandes de réunion, les confirmations, les invitations, etc. Il vous suffit de sélectionner le modèle approprié, de le personnaliser si nécessaire, et de l’envoyer.

Cohérence

Les modèles de mail garantissent une cohérence dans la communication. Vous pouvez définir des modèles standardisés pour votre entreprise ou votre équipe, ce qui permet d’assurer une apparence et un ton uniformes dans les e-mails envoyés. Cela peut être particulièrement utile lors de la communication avec des clients, des partenaires commerciaux ou d’autres contacts professionnels.

Précision et exhaustivité

Les modèles de mail peuvent vous aider à vous assurer que tous les éléments nécessaires sont inclus dans vos messages. Vous pouvez prévoir des sections prédéfinies pour les salutations, les informations de contact, les liens pertinents, les pièces jointes, etc. Cela réduit les risques d’omission d’informations importantes ou de fautes de frappe.

Facilité d’utilisation

Outlook facilite la création et l’utilisation de modèles de mail. Vous pouvez enregistrer un modèle à partir d’un e-mail existant ou créer un nouveau modèle à partir de zéro. Les modèles sont ensuite stockés dans votre dossier de modèles Outlook, où vous pouvez y accéder facilement lorsque vous en avez besoin.

Collaboration

Les modèles de mail peuvent être partagés entre les membres d’une équipe ou d’une organisation, ce qui facilite la collaboration et la cohérence dans la communication. Vous pouvez créer des modèles standardisés pour des processus spécifiques, tels que les demandes de congé, les rapports de vente, les réponses aux demandes de support, etc.

Personnalisation

Bien que les modèles de mail offrent une structure prédéfinie, vous pouvez toujours les personnaliser en fonction des besoins spécifiques de chaque message. Vous pouvez ajouter des informations spécifiques, modifier le ton ou apporter des ajustements pour répondre à la situation particulière.