Gestion de la qualité via Excel – Outlook – Access

Cet article présente les différents projets que nous avons menés dans le cadre de l’optimisation de service qualité via l’automatisation d’Excel et Access via la programmation VBA.

Notre double expertise (assurance qualité et technique informatique) nous permet de comprendre vos objectifs pour vous proposer des fichiers sur mesure :

• développeur Access
• Freelance Excel

Vous disposez d’une base de données (Excel ou Access) où sont stockées toutes les caractéristiques de chaque code article. Vos clients vous transmettent leurs fiches techniques avec un format imposé, différentes d’un client à l’autre.

Vos équipes qualité et/ou commerciales passent beaucoup de temps à faire du secrétariat pour renseigner ces documents pour les clients. Il est possible d’automatiser la copie des informations de vos fichiers vers la fiche technique de vos clients sans ressaisir les informations case à case.

Les différents services de votre société (production, RH, maintenance, laboratoires …) produisent de nombreux indicateurs qui sont synthétisés en tableaux de bord.

Pour éviter qu’un de vos collaborateurs saisissent des valeurs qui ont été imprimées par le responsable de service du bureau d’à côté, il est possible d’automatiser le transfert d’information d’un fichier à l’autre ce qui évite les resaissies chronophages et sources d’erreurs.

Souvent un même indicateur peut être utilisé dans différents tableaux de bord : politique qualité, processus, suivi des programmes des prérequis, affichage en atelier, reporting au siège.

L’organisation d’une base de données unique permet de n’effectuer qu’une seule saisie de l’indicateur qui est automatiquement mis à jour dans tous les tableaux de bord où il est utilisé.

Vos laboratoires prestataires d’analyses vous transmettent par mail des rapports d’analyses en format PDF et vous passez du temps à archiver ces fichiers. En mettant en place des règles de tri avec Outlook, la classification dans des dossiers se fait automatiquement. Les rapports vont être triés et stockés dans des dossiers architecturés selon vos besoins (produits, environnement, date …).

Ces fichiers PDF ont un nom créé par votre prestataire que vous ne pouvez pas exploités. En renommant automatiquement ces PDF à votre convenance (produit, date, lieu) lors du tri Outlook, vos recherches ultérieures de ces rapports seront facilitées.

Vous sous-traitez des analyses à vos laboratoires prestataires et vos équipes des laboratoires ressaisissent manuellement les résultats dans leur base de données.

Cette saisie peut être supprimée en important automatiquement les informations des prestataires dans vos bases de données tout en s’assurant de la fiabilité de l’information.

Vous pouvez aussi intégrer automatiquement les informations qui vous ont permis de codifier les échantillons lors de l’envoi.

Vos automates d’analyses peuvent produire des fichiers Excel ou des fichiers CSV. Ces fichiers peuvent être intégrés sans manipulation dans vos propres bases de données.

Vos équipes passent beaucoup de temps à valider les questionnaires que vous adressez à vos fournisseurs concernant la sécurité sanitaire des aliments. En mettant en place des fichiers (Excel, Word) qui permettent rapidement de s’assurer que le fournisseur ne peut pas envoyer un fichier incomplet.

Ces informations sont ensuite automatiquement récupérées dans une base de données pour exploiter au plus juste ces renseignements.

Vous disposez d’une base de données de gestion des réclamations et vos équipes passent beaucoup de temps à triturer ces informations pour effectuer des synthèses (Pareto, tendance, courbe, ratios …).

Il est possible d’automatiser le traitement pour ne plus manipuler indéfiniment les fichiers. Vos équipes pourront plus facilement se consacrer aux traitements des causes.

Vous devez démontrer que vos salariés connaissent la politique qualité, les procédures de nettoyage, les procédures bris de verre, qu’ils connaissent les bonnes pratiques d’hygiène, qu’ils connaissent la procédure à suivre s’ils détectent une personne non identifiée dans leur atelier …

Pour répondre à ces questions, un quizz oral permet en interrogeant chaque salarié de contrôler ces points (10 minutes sur poste de travail). A partir de ce quizz (conforme, non conforme), vous constituez une base de données et produisez des indicateurs qui permettent de démontrer votre niveau de maîtrise.

Une base de données qui permet de suivre l’état de vos installations (vétusté, hygiène) et le suivi des actions correctives. Cette base permet d’établir automatiquement des synthèses et de générer des indicateurs pour le suivi des prérequis (PRP).

La mise à jour des fiches de spécifications est un travail fastidieux mais essentiel pour communiquer des informations justes à vos clients. Nous développons des bases de données spécifiques à vos produits.

Lorsque vous mettez à jour un item tous les codes articles concernés sont mis à jour automatiquement.

Vous souhaitez développer une base de données adaptées à vos besoins pour suivre les interventions de maintenance, pour gérer la maintenance préventive.

Pour gérer les résultats de votre laboratoire interne, développez une base de données qui correspond spécifiquement à vos besoins pour établir les synthèses comme vous l’entendez : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Etablissez automatiquement les pourcentages de conformité, définissez facilement les seuils de conformité.

Définissez les critères de tri qui permettent d’obtenir rapidement des tendances et d’anticiper les plans d’action, de modifier vos plans de contrôle …

Vos suivis métrologiques et de calibration peuvent être gérés dans des bases de données.