Créer une requête sélection Access : méthode complète et exemples pratiques

Créer une requête sélection Access permet d’extraire, filtrer, trier et afficher uniquement les données utiles à partir d’une ou plusieurs tables.

La requête sélection est l’un des outils les plus importants dans Access. Elle sert à exploiter les données sans modifier les tables d’origine, ce qui en fait un élément central dans la construction d’une base de données efficace.

Dans ce tutoriel, nous allons voir comment créer une requête sélection Access correctement, en détaillant :

• le rôle d’une requête sélection
• la différence entre table et requête
• la création d’une requête en mode Création
• le choix des champs à afficher
• les critères de filtrage
• les tris
• les erreurs fréquentes à éviter
• des exemples concrets d’utilisation

L’objectif est simple : concevoir une requête sélection claire, utile et réutilisable dans votre base Access.

À quoi sert une requête sélection dans Access

Une requête sélection sert à interroger les données stockées dans les tables pour n’afficher qu’une partie des informations.

Elle permet par exemple de :

• retrouver certains enregistrements
• n’afficher que certains champs
• filtrer selon des critères
• trier les résultats
• préparer des données pour un formulaire, un état ou une exportation

Exemples concrets :

• afficher tous les clients actifs
• lister les commandes du mois en cours
• retrouver les clients d’une ville précise
• afficher les dossiers dont le montant est supérieur à 1000

La requête sélection ne modifie pas les données de départ. Elle se contente de les afficher selon les règles que tu définis.

Différence entre une table et une requête

La table stocke les données.
La requête sélection les exploite.

Autrement dit :

• la table est le contenant
• la requête est un outil d’analyse ou de filtrage

Exemple :

• la table T_Clients contient tous les clients
• la requête R_ClientsActifs affiche seulement les clients actifs

Cette distinction est essentielle. Une bonne base Access repose sur :

• des tables bien structurées
• des requêtes bien ciblées
• des formulaires adaptés à l’usage

Avant de créer une requête sélection : préparer les bonnes données

Avant de créer une requête, il faut vérifier que la source est exploitable.

Dans la plupart des cas, la requête s’appuie sur :

• une table
• ou plusieurs tables liées entre elles

Contrôles utiles avant de commencer :

• les champs ont des noms explicites
• les types de données sont corrects
• les relations sont bien définies si plusieurs tables sont utilisées
• les champs inutiles ne seront pas sélectionnés

Exemple : si tu veux créer une requête sur les clients actifs, il faut que la table contienne bien un champ comme Actif de type Oui/Non.

Comment nommer correctement une requête Access

Le nom de la requête doit être clair et refléter son usage.

Bonne pratique recommandée

Utiliser des noms :

• courts
• explicites
• cohérents avec leur fonction

Exemples conseillés :

• R_ClientsActifs
• R_CommandesDuMois
• R_ClientsParis
• R_DossiersMontantSup1000

Si tu utilises déjà une convention dans ta base, garde la même logique.

Exemple :

• T_Clients pour les tables
• R_ClientsActifs pour les requêtes
• F_Clients pour les formulaires
• E_Clients pour les états

À éviter

• Requete1
• Test
• Liste
• Clients2

Une bonne convention de nommage simplifie énormément la lecture et la maintenance de la base.

Créer une requête sélection en mode Création

La méthode la plus propre consiste à créer la requête en mode Création.

Étapes

1. Aller dans l’onglet Créer
2. Cliquer sur Création de requête
3. Ajouter la ou les tables nécessaires
4. Fermer la fenêtre d’ajout des tables
5. Choisir les champs à afficher dans la grille
6. Définir les critères si nécessaire
7. Lancer la requête pour afficher le résultat
8. Enregistrer la requête avec un nom explicite

La grille de requête permet de travailler visuellement sur :

• les champs
• le tri
• l’affichage
• les critères

C’est la méthode la plus adaptée pour comprendre la logique d’une requête sélection.

Ajouter les champs à la requête

Dans la grille de requête, chaque colonne correspond à un champ utilisé dans le résultat ou dans les critères.

Pour ajouter un champ, tu peux :

• double-cliquer sur le champ dans la table affichée
• ou le faire glisser dans la grille

Exemple avec une table T_Clients :

• Nom
• Prenom
• Email
• Ville
• Actif

Tu n’es pas obligé d’ajouter tous les champs. Au contraire, il vaut mieux sélectionner uniquement ceux qui sont utiles.

Une requête claire est plus facile à comprendre, à tester et à réutiliser.

Comprendre les colonnes de la grille de requête

Dans la vue Création d’une requête, chaque colonne contient plusieurs informations importantes.

Champ

Indique le champ utilisé.

Table

Indique la table d’origine du champ.

Tri

Permet de définir un tri croissant ou décroissant.

Afficher

Détermine si le champ sera visible dans le résultat final.

Critères

Permet de filtrer les données selon une condition.

Ou

Permet d’ajouter une logique alternative dans le filtrage.

Cette grille est essentielle pour construire la logique de la requête sans écrire directement en SQL.

Filtrer les données avec des critères

Les critères servent à limiter les résultats affichés.

C’est l’une des fonctions les plus utiles d’une requête sélection.

Exemple 1 : afficher seulement les clients actifs

Dans la colonne Actif, ligne Critères, saisir :

Oui

Exemple 2 : afficher les clients d’une ville précise

Dans la colonne Ville, ligne Critères, saisir :

"Paris"

Exemple 3 : afficher les montants supérieurs à 1000

Dans la colonne Montant, ligne Critères, saisir :

>1000

Exemple 4 : afficher les enregistrements entre deux dates

Dans la colonne DateCommande, ligne Critères, saisir par exemple :

Entre #01/01/2025# Et #31/12/2025#

Les critères peuvent porter sur :

• du texte
• des nombres
• des dates
• des booléens

Utiliser plusieurs critères dans une requête sélection

Il est fréquent de combiner plusieurs conditions.

Cas 1 : logique ET

Si tu saisis plusieurs critères sur la même ligne, Access applique une logique ET.

Exemple :

• Ville = "Paris"
• Actif = Oui

Résultat : seuls les clients actifs à Paris s’affichent.

Cas 2 : logique OU

Si tu saisis un critère sur la ligne Critères puis un autre sur la ligne Ou, Access applique une logique OU.

Exemple :

• ligne Critères : "Paris"
• ligne Ou : "Lyon"

Résultat : la requête affiche les clients de Paris ou de Lyon.

Comprendre cette différence est indispensable pour construire des requêtes fiables.

Trier les résultats d’une requête

Une requête sélection peut aussi servir à organiser les résultats.

Dans la ligne Tri de la grille, tu peux choisir :

• Croissant
• Décroissant

Exemple 1 : trier par nom

Dans la colonne Nom, choisir :

Croissant

Exemple 2 : trier par date de commande la plus récente

Dans la colonne DateCommande, choisir :

Décroissant

Le tri permet de rendre les résultats plus lisibles, notamment pour les listes clients, les suivis ou les historiques.

Masquer un champ tout en l’utilisant comme critère

Un champ peut être utilisé dans la logique de la requête sans apparaître dans le résultat final.

Pour cela :

1. ajouter le champ dans la grille
2. définir le critère souhaité
3. décocher la case Afficher

Exemple :

• champ Actif
• critère : Oui
• affichage décoché

Résultat : la requête ne montre que les clients actifs, sans afficher la colonne Actif.

C’est une bonne pratique pour obtenir un résultat plus lisible.

Exemple complet : créer une requête sélection sur les clients actifs

Prenons un exemple simple à partir d’une table T_Clients.

Objectif

Afficher la liste des clients actifs avec leur nom, prénom, email et ville, triés par nom.

Étapes

1. Créer une nouvelle requête en mode Création
2. Ajouter la table T_Clients
3. Ajouter les champs :
   • Nom
   • Prenom
   • Email
   • Ville
   • Actif
4. Dans le champ Actif, saisir le critère Oui
5. Décocher Afficher sur le champ Actif
6. Dans le champ Nom, choisir le tri Croissant
7. Exécuter la requête
8. Enregistrer sous le nom R_ClientsActifs

Résultat attendu :

• seuls les clients actifs apparaissent
• les colonnes visibles sont propres
• la liste est triée par nom

Créer une requête sélection à partir de plusieurs tables

Une requête peut aussi exploiter plusieurs tables si elles sont reliées correctement.

Exemple :

• table T_Clients
• table T_Commandes

Si les relations sont bien définies, tu peux créer une requête qui affiche :

• le nom du client
• la date de commande
• le montant de la commande

Dans ce cas, il faut vérifier que :

• les relations entre les tables sont correctes
• les champs utilisés sont cohérents
• les doublons ou résultats inattendus sont bien compris

Cette approche est très fréquente dans les bases professionnelles.

Tester et vérifier le résultat d’une requête

Une requête doit toujours être testée avant d’être utilisée dans un formulaire, un état ou une automatisation.

Points à vérifier :

• le bon nombre de lignes s’affiche
• les champs visibles sont corrects
• les critères filtrent vraiment ce qui est attendu
• le tri fonctionne correctement
• les résultats sont cohérents avec les données de départ

Il est recommandé de comparer parfois le résultat de la requête avec la table d’origine pour valider la logique de filtrage.

Erreurs fréquentes à éviter lors de la création d’une requête sélection

Utiliser trop de champs inutiles

Une requête doit répondre à un besoin précis. Inutile d’afficher toute la table si seuls quelques champs sont utiles.

Mal comprendre la logique ET / OU

Une mauvaise utilisation des lignes Critères et Ou peut produire des résultats incorrects.

Filtrer sur un mauvais type de champ

Exemple : traiter un code postal comme un nombre au lieu d’un texte peut entraîner des erreurs.

Ne pas tester les critères

Une requête doit être exécutée et vérifiée avant d’être réutilisée ailleurs.

Nommer la requête de façon floue

Un nom comme Requete1 devient vite inutilisable dans une base réelle.

Oublier qu’une requête repose sur la qualité des données de départ

Si la table source est mal structurée, la requête sera plus difficile à construire proprement.

Que faire après la création d’une requête sélection

Une fois la requête créée, tu peux l’utiliser comme base pour :

1. un formulaire filtré
2. un état imprimable
3. une exportation Excel
4. une automatisation VBA
5. une autre requête plus avancée

Tu peux donc continuer avec les tutoriels suivants :

• créer une table Access
• créer un formulaire Access
• créer une relation entre deux tables Access

Créer une requête sélection Access est indispensable pour exploiter efficacement les données d’une base. Une requête bien construite permet d’obtenir rapidement les bonnes informations et sert souvent de base aux formulaires, états et automatisations plus avancées.