Apprendre Excel en ligne gratuitement

Quand on choisit de former à Excel à distance, le plus difficile est de savoir par quoi commencer et sur quoi se concentrer. Les ressources étant inépuisables.

Cependant la limite de ce système, c'est que sur Google, on ne trouve que ce qu'on cherche. En effet, quand on ne connait pas une fonctionnalité, on ne peut pas la chercher, c'est la limite de suivre des tutoriels gratuits. Pour pallier à cette difficulté, l'ensemble des fonctionnalités utiles sur Excel est présenté ci-dessous. Elles sont classées dans l'ordre qu'il faut respecter pour monter en compétences.

Cette liste donne une vue d'ensemble, un tour d'horizon du champ des possibles avec Excel. Les liens mis à votre disposition pointent à la fois sur des articles de ce site (Dophis.fr) mais aussi sur d'autres blogs.

L'objectif de cet article est de faire un tour d'horizon des points à apprendre sur Excel. Pour trouver, il faut savoir que ça existe.

• Niveau débutant
• Niveau perfectionnement
• Niveau Expert

Pour désigner un fichier Microsoft Excel, on peut parler aussi de classeur Excel (il regroupe en fait plusieurs feuilles de données. certains pour désigner cette feuille utilise le lot d'onglet).

Créer un nouveau document et l'enregistrer

Pour mettre en place toutes les modifications, il est nécessaire de savoir ouvrir un fichier, créer un classeur vierge puis sauvegarder les modifications.

Il faut se familiariser avec la différence entre enregistrer et enregistrer-sous :

• Enregistrer : cette commande permet d'enregistrer pour la première fois un fichier ou d'enregistrer les modifications d'un fichier, déjà nommé (enregistré), en lui gardant le même nom et le même emplacement.
• Enregistrer-Sous : cette option permet d'enregistrer un fichier en changeant le nom ou le répertoire dans lequel est stocké le classeur Excel.

A partir de ces fichiers, la première brique à mettre en place est la gestion de la présentation :

• Format : mettre en forme le contenu des cellules en fonction de la valeur (date, monétaire, pourcentage, texte, nombre de décimales, séparateur de millier)
• Mettre en forme les cellules : choix de la police, la taille des caractères, utiliser du gras et italique, faire apparaitre des bordures, gestion de la couleur du texte du fond de la cellule
• Sélectionner les cellules, les lignes, les colonnes, un tableau, une feuille entière
• Orienter les valeurs dans les cellules : aligner, à droite, à gauche, centré, justifié
• Changer la hauteur des lignes, la largeur des colonnes

Une fois que ces éléments sont acquis et pour monter en compétences, il faut ensuite utiliser Excel pour faire des calculs et ainsi utiliser les formules. C'est l'intérêt d'un tableur.

Tout d'abord, il faut découvrir comment faire des calculs simples : addition, soustraction, multiplication, division. En utilisant des données déjà présentes sur la feuille de calcul. Une étape ultérieure sera d'utiliser des valeurs présentes dans d'autres feuilles, voir même d'autres classeurs.

Les premières formules à utiliser sont :

• Somme
• Moyenne
• NB
• Min
• Max

Il existe différentes manières de poser ces formules, soit en utilisant un assistant soit en saisissant en direct les formules dans la barre de formule.

L'étape suivante est de maîtriser les différentes manières de faire des copier/coller :

• coller simplement
• coller uniquement les valeurs, les formules, le format
• coller en incrémentant les formules

Les dernières versions d'Excel permettent sous Microsoft 365 de partager en ligne plus facilement les fichiers Excel, ce qui a été longtemps un point faible de ce logiciel.

Une fois que les bases sont bien maîtrisées, les fonctionnalités suivantes sont à découvrir :

• appliquer un filtre à un tableau, modifier le filtre
• trier les données sur une colonne puis sur plusieurs colonnes
• sélectionner des plages de cellules : cellules contiguës, cellules séparées, tableau, feuille de calculs
• gérer les références absolues et relatives (le fameux $ dans l'adresse des cellules)
• pouvoir insérer des lignes et des colonnes
• imprimer vos documents : sélection de la zone d'impression, en-tête et pied de page, gestion des marges, choisir l'affichage l'orientation de la page : portait ou paysage, répéter une ou plusieurs lignes en haut des rapports, faire tenir le tableau sur une seule feuille
• Afficher les données sou forme de graphique : sélection des données, sélection du type de graphique (histogramme, courbe, secteur (camembert), combiné (à la fois courbes et barres sur le même graphique, définir un axe secondaire pour que l'échelle soit différente selon l'axe de droite et l'axe de gauche)
• Superposer différents tableaux en utilisant la fonction appareil photo d'Excel
• Utiliser les raccourcis pour gagner du temps au quotidien

Une fois que ces différentes fonctionnalités sont en votre possession, il est nécessaire d'apprendre pourquoi Excel est l'application la plus présente sur les PC professionnels.

Pour cela, il faudra découvrir 2 fonctions indispensables pour vraiment tirer partie d'Excel, les 2 formules incontournables d'Excel qui sont :

• Formule SI Excel
• Formule RECHERCHEV Excel

Quand le mécanisme de la fonction SI est maîtrisé, des fonctions avancées similaires peuvent être découverte :

SOMME.SI et SOMME.SI.ENS qui permettent de faire des sommes en tenant compte de conditions. Une fois qu'on a compris le fonctionnement de la formule SI, c'est évident.

Un élément à ce stade qui simplifie l'utilisation d'Excel est de nommer les cellules ou les plages de cellules : utiliser les zones nommées d'Excel.

La fonction SOUS.TOTAL peut rendre des services dans certains cas où il est nécessaire de réaliser des calculs intermédiaires sur une colonne.

La mise en forme conditionnelle est un élément intéressant d'automatisation de la mise en forme. La valeur contenue par une cellule conditionne le format de la cellule : par exemple si la valeur de la cellule est supérieure à 10, automatiquement, le fond de la cellule se mettra en vert.

Il existe de nombreuses variantes dans l'utilisations des mises en forme conditionnelles :

• afficher en orange (par exemple) les 10 valeurs les plus élevées, les 5 % des valeurs les plus faibles
• utiliser des barres de couleur dans les cellules pour exprimer visuellement la valeur contenue dans les cellules : barre de données
• affichage d'icone qui exprime la quantité

Une étape ultérieure est l'utilisation de formules dans les mises en formes conditionnelles. Cette notion, pas forcément évidente à comprendre, permet de mettre en forme des cellules en fonction du contenu d'autres cellules. Cette fonctionnalité est vraiment intéressante à maîtriser. Un coach Excel est des plus approprié pour s'approprier ce fonctionnement.

Dans le cadre de la gestion de données, il est intéressant d'identifier les doublons sans les supprimer.

Les fonctions qui permettent d'ajuster les critères dans les conditions, avec les opérateurs logiques :

• Fonction ET
• Fonction OU

Des fonctionnalités permettent de déterminer les données qui sont acceptées dans une cellule (validation de données). cette fonctionnalité fait apparaitre des listes déroulantes dans les cellules (zone de liste) ou bien permet définir la donnée attendue dans une cellule :

• une date
• une valeur comprise entre 10 et 25

Si la saisie n'est pas correcte, une message apparaitra à l'écran pour que l'utilisateur corrige son entrée.

A ce stade, pour faire l'analyse de données, la mise en place des tableaux croisés dynamiques permet de faire des synthèses automatiques pour avoir des analyses personnalisées.

L'utilisation des fonctions Texte :

DROITE, GAUCHE, NBCAR, CHERCHE, CONCAT, TEXTE, REMPLACER permettent de manipuler les données textuelles d'Excel

Les fonctions date permettent de traiter les problématiques liées aux dates :

• ANNEE : détermine l'année d'une date, par exemple pour 15/01/2024, la formule donnera 2024
• MOIS : détermine le mois d'une date, par exemple pour 15/01/2024, la formule donnera 1
• JOUR : détermine le jour d'une date, par exemple pour 15/01/2024, la formule donnera 15
• AUJOURDHUI : mise à jour automatique de la date du jour dans une cellule
• FIN.MOIS : donne le dernier jour du mois de la date spécifiée, par exemple 21/02/2024 donnera 29/02/2024
• MOIS.DECALER : permet de renvoyer une date dans 3 mois (pour les gérer les mois en 28, 29, 30 ou 31 jours) :
  • 1 mois à partir du 31/07/2024 donnera 31/08/2024
  • 2 mois à partir du 31/07/2024 donnera 30/09/2024
• NB.JOURS.OUVRES : donne le nombre de jours ouvrés entre 2 dates
• DATEDIF : détermine le nombre de jours, nombre de mois, nombre d'années entre 2 dates

Une fonction permet de faire des SI imbriqués, il s'agit de la fonction SI.CONDITIONS (cette fonction n'est présente que sur les dernières versions d'Excel).

Pour compléter la fonction RECHERCHEV, il existe 3 autres fonctions qui permettent de répondre au même objectif, à savoir récupérer des données dans une base de données à partir d'une valeur de recherche, il faut découvrir :

• INDEX : permet de renvoyer la valeur en précisant l'adresse d'une cellule ou la position de cellules spécifiées
• EQUIV : rechercher un élément dans une page de cellule et renvoie sa position
• RECHERCHEX : recherche des éléments dans un tableau, quelque soit la colonne (à la différence de Recherchev)

L'étape suivante est de pouvoir imbriquer les fonctions les unes dans les autres, en mode poupée russe.

A ce stade, il est possible d'utiliser les fonctionnalité de l'onglet développeur, insérer et personnaliser des contrôles de formulaires :

• cases d'option
• cases à cocher
• barre de défilement

Concernant les formats, il est possible d'utiliser des formats qui répondent à votre besoin spécifique en utilisant les formats personnalisés.

La fonction INDIRECT permet de faire référence a une plage de cellules de manière dynamique.

Pour chacune des fonctionnalités vues précédemment, il est possible d'optimiser les formules ou d'affiner l'analyse :

• options avancées sur les tableaux croisés dynamiques
• graphiques croisés dynamiques et utilisation des segments et chronologie (filtres déportés qui rendent le Excel plus convivial

A ce stade, un élément est intéressant à découvrir, il s'agit de la protection des feuilles, du classeur : pour assurer la sécurité du fichier, qu'il ne soit pas modifié par inadvertance : verrouiller les cellules pour empêcher la modification des formules.

Excel sert à traiter les données. Les sources de données peuvent être diverses et variées :

• le fichier Excel est la propre source de données
• importer un fichier .csv ou .txt
• lier le ficher à une source externe : base Access
• utiliser la fonctionnalité convertir : pour spliter les données, les répartir convenablement dans les colonnes en fonction des séparateurs

Une étape dans l'utilisation d'Excel est de passer au Macros, qui permettent de gagner du temps au quotidien en supprimant les tâches répétitives.

Puis l'étape finale dans la maîtrise d'Excel est le passage au code VBA (in s(agit de programmation informatique) pour complétement automatiser Excel et transformer le fichier en véritable application dédiée.