Vous rédigez régulièrement des courriers, des contrats, des rapports ou des documents contenant les mêmes paragraphes ? La fonction QuickPart Word permet d’enregistrer un texte, un tableau ou un autre élément de document afin de pouvoir le réutiliser en quelques clics.
Cette fonction évite de rechercher un ancien document pour copier-coller un contenu déjà rédigé. Vous pouvez, par exemple, mémoriser une formule de politesse, une présentation d’entreprise, une clause contractuelle ou un tableau fréquemment utilisé.
Dans ce tutoriel, nous allons voir pas à pas comment créer, insérer, modifier et supprimer un QuickPart dans Word. Les explications sont destinées aux utilisateurs qui découvrent cette fonction.
À retenir
Dans l’interface française de Microsoft Word, la commande porte le nom Composants QuickPart. Dans les recherches sur Internet, elle est cependant souvent désignée par les expressions « QuickPart Word » ou « Quick Parts Word ».
Qu’est-ce qu’un QuickPart dans Word ?
Un QuickPart est un contenu réutilisable enregistré dans Word. Une fois le contenu créé, vous pouvez l’insérer dans un autre document sans avoir à le ressaisir ou à le copier depuis un ancien fichier.
Un QuickPart Word peut notamment contenir :
- un ou plusieurs paragraphes de texte ;
- une formule de politesse ;
- une adresse ou des coordonnées ;
- une clause contractuelle ;
- un tableau ;
- une image accompagnée de texte ;
- une mise en forme particulière ;
- une combinaison de plusieurs de ces éléments.
Le contenu enregistré conserve généralement sa présentation. Vous pouvez donc mémoriser un paragraphe comportant du texte en gras, des couleurs, des retraits ou des espacements particuliers.
Dans quels cas utiliser QuickPart Word ?
La fonction QuickPart est utile dès que vous saisissez régulièrement le même contenu dans plusieurs documents Word.
Elle peut, par exemple, servir à enregistrer :
- l’introduction standard d’un rapport ;
- une réponse fréquemment adressée à des clients ;
- les conditions d’intervention d’une entreprise ;
- une clause utilisée dans plusieurs contrats ;
- une présentation de vos services ;
- un avertissement ou une consigne de sécurité ;
- un tableau de synthèse récurrent ;
- une signature comprenant du texte et une image.
L’intérêt principal est de gagner du temps tout en évitant les différences de rédaction entre plusieurs documents.
Comment créer un QuickPart dans Word ?
La création d’un QuickPart Word commence directement dans un document. Vous devez d’abord préparer le contenu exactement comme vous souhaitez le retrouver par la suite.
1. Préparer le contenu à enregistrer
Ouvrez Microsoft Word, puis saisissez le texte que vous souhaitez mémoriser.
Vous pouvez appliquer la mise en forme avant de créer le QuickPart : police, taille, couleur, caractères gras, alignement, retrait ou espacement des paragraphes.
Voici un exemple de contenu réutilisable :
Exemple de texte à enregistrer
Nous restons à votre disposition pour toute information complémentaire et pour étudier avec vous les modalités de mise en œuvre de votre projet.
2. Sélectionner le texte
À l’aide de la souris, sélectionnez l’ensemble du contenu à enregistrer. La partie sélectionnée apparaîtra ensuite dans la galerie QuickPart Word.
Pour conserver également la mise en forme complète du paragraphe, vous pouvez inclure la marque de paragraphe située à la fin du texte dans votre sélection.
Pour afficher les marques de paragraphe dans Word :
- ouvrez l’onglet Accueil ;
- repérez le groupe Paragraphe ;
- cliquez sur le bouton Afficher tout, représenté par le symbole ¶.
Ces marques ne seront pas imprimées. Elles permettent simplement de visualiser la structure du document.
3. Enregistrer la sélection dans la galerie QuickPart
Lorsque le contenu est sélectionné :
- ouvrez l’onglet Insertion dans le ruban de Word ;
- repérez le groupe Texte ;
- cliquez sur Composants QuickPart ;
- sélectionnez Enregistrer la sélection dans la galerie de composants QuickPart.
La fenêtre Créer un bloc de construction s’affiche. Elle permet de définir la manière dont votre contenu sera enregistré et classé.
Comment remplir la fenêtre « Créer un bloc de construction » ?
La fenêtre comporte plusieurs champs. Pour un premier QuickPart Word, seuls quelques réglages sont réellement importants.
| Champ | Fonction | Conseil |
|---|---|---|
| Nom | Identifie le bloc dans la galerie. | Choisissez un nom court et explicite, par exemple « Présentation entreprise ». |
| Galerie | Détermine la galerie dans laquelle le contenu est enregistré. | Conservez « Composants QuickPart » pour suivre ce tutoriel. |
| Catégorie | Permet de regrouper plusieurs blocs. | Vous pouvez conserver la catégorie « Général » ou créer une catégorie comme « Contrats » ou « Rapports ». |
| Description | Ajoute une information permettant d’identifier le contenu. | Ce champ est facultatif, mais utile lorsque plusieurs blocs portent des noms proches. |
| Enregistrer dans | Détermine le modèle Word dans lequel le bloc sera stocké. | Conservez le choix proposé par Word lorsque vous débutez. |
| Options | Détermine la manière dont le contenu sera inséré. | Choisissez généralement « Insérer uniquement le contenu ». |
Après avoir renseigné les informations, cliquez sur OK. Votre premier QuickPart Word est maintenant enregistré.
Conseil pour nommer vos QuickParts
Évitez les noms trop généraux comme « Texte 1 » ou « Modèle ». Utilisez plutôt des noms immédiatement compréhensibles, comme « Conclusion rapport qualité », « Clause délai de paiement » ou « Présentation société ».
Comment insérer un QuickPart dans un document Word ?
Une fois le bloc enregistré, vous pouvez le réutiliser dans le document actuel ou dans un nouveau document Word.
Pour insérer un QuickPart Word :
- placez le curseur à l’endroit où le contenu doit apparaître ;
- ouvrez l’onglet Insertion ;
- cliquez sur Composants QuickPart ;
- repérez le bloc enregistré dans la galerie ;
- cliquez sur son aperçu ou sur son nom.
Le texte, le tableau ou l’élément mémorisé est immédiatement ajouté à l’emplacement du curseur.
Vous pouvez ensuite modifier le contenu inséré sans modifier automatiquement le QuickPart d’origine. Le bloc conservé dans la galerie reste inchangé tant que vous ne décidez pas de le remplacer.
Comment retrouver un QuickPart lorsque la galerie contient plusieurs éléments ?
Lorsque vous avez enregistré plusieurs contenus, la galerie peut devenir moins facile à parcourir. Word propose alors un outil appelé Organisateur de blocs de construction.
Pour l’ouvrir :
- ouvrez l’onglet Insertion ;
- cliquez sur Composants QuickPart ;
- sélectionnez Organisateur de blocs de construction.
Cette fenêtre affiche les blocs disponibles avec leur nom, leur galerie, leur catégorie, leur modèle et leur description.
Vous pouvez cliquer sur l’en-tête de la colonne Nom pour classer les éléments par ordre alphabétique. Après avoir sélectionné un bloc, un aperçu apparaît généralement dans la partie droite de la fenêtre.
Pour ajouter le bloc sélectionné au document, cliquez sur Insérer.
Comment modifier le contenu d’un QuickPart Word ?
Word ne propose pas un bouton permettant d’ouvrir directement un QuickPart comme un fichier indépendant. Pour modifier son contenu, la méthode consiste à insérer le bloc, à le corriger, puis à l’enregistrer de nouveau sous le même nom.
Procédez de la manière suivante :
- insérez le QuickPart dans votre document ;
- modifiez le texte ou la présentation ;
- sélectionnez la nouvelle version du contenu ;
- ouvrez Insertion > Composants QuickPart ;
- cliquez sur Enregistrer la sélection dans la galerie de composants QuickPart ;
- utilisez exactement le même nom, la même galerie et la même catégorie que pour le bloc initial ;
- cliquez sur OK ;
- confirmez le remplacement lorsque Word vous demande si vous souhaitez redéfinir le bloc de construction.
La nouvelle version remplacera alors l’ancien QuickPart.
Attention
Les modifications apportées à un QuickPart ne changent pas les textes déjà insérés dans vos anciens documents. Elles s’appliqueront uniquement aux prochaines insertions.
Comment renommer un QuickPart ?
Pour modifier uniquement le nom ou la catégorie d’un QuickPart Word, utilisez l’Organisateur de blocs de construction.
- ouvrez Insertion > Composants QuickPart ;
- cliquez sur Organisateur de blocs de construction ;
- sélectionnez le bloc concerné ;
- cliquez sur Modifier les propriétés ;
- modifiez le nom, la catégorie ou la description ;
- validez avec OK ;
- confirmez la redéfinition du bloc si Word vous le demande.
Cette méthode permet de mieux organiser progressivement votre galerie sans avoir à recréer tous vos contenus.
Comment supprimer un QuickPart dans Word ?
Vous pouvez supprimer les éléments qui ne sont plus utiles depuis l’Organisateur de blocs de construction.
- ouvrez un document Word ;
- sélectionnez Insertion > Composants QuickPart ;
- ouvrez l’Organisateur de blocs de construction ;
- sélectionnez le bloc à supprimer ;
- cliquez sur Supprimer ;
- confirmez la suppression.
Vérifiez attentivement le nom et l’aperçu du bloc avant de le supprimer. Cette opération retire le QuickPart de la galerie, mais elle ne supprime pas les contenus déjà insérés dans vos documents.
Quelle différence entre QuickPart et insertion automatique dans Word ?
Les expressions QuickPart, bloc de construction et insertion automatique sont proches, ce qui peut créer une certaine confusion.
Les blocs de construction désignent de manière générale les éléments réutilisables proposés ou enregistrés dans Word. Les composants QuickPart donnent accès à plusieurs catégories de contenus, parmi lesquelles figure l’Insertion automatique.
Pour un utilisateur débutant, les deux fonctions répondent à un besoin similaire : mémoriser un contenu afin de pouvoir le réutiliser rapidement. La galerie QuickPart est toutefois plus large et peut également donner accès à des propriétés de document ou à des champs Word.
Où sont enregistrés les QuickParts Word ?
Les QuickParts ne sont pas nécessairement enregistrés dans le document dans lequel vous les avez créés. Ils sont généralement stockés dans un modèle Word sélectionné dans le champ Enregistrer dans lors de la création du bloc.
Cela explique pourquoi un QuickPart peut rester disponible après la fermeture du document d’origine.
Lorsque vous fermez Word après avoir créé ou modifié un bloc, le logiciel peut vous demander d’enregistrer les modifications apportées au modèle. Vous devez accepter cet enregistrement si vous souhaitez conserver le nouveau QuickPart pour les prochaines utilisations.
Dans un environnement professionnel, ce mode de stockage doit être pris en compte lors d’un changement d’ordinateur, d’une réinstallation de Microsoft Office ou du partage de blocs avec d’autres utilisateurs.
Les limites de QuickPart Word
QuickPart Word est une solution simple et efficace lorsque vous utilisez un nombre limité de blocs. Elle répond très bien au besoin d’une personne qui souhaite mémoriser quelques paragraphes ou tableaux récurrents.
La fonction devient cependant moins confortable lorsque la bibliothèque s’agrandit. Il peut notamment devenir difficile de :
- retrouver rapidement un texte parmi plusieurs dizaines ou centaines de blocs ;
- effectuer une recherche sur plusieurs mots-clés ;
- filtrer les contenus par thème, catégorie ou type de document ;
- visualiser simultanément des informations détaillées sur chaque bloc ;
- centraliser une bibliothèque de contenus dans un document source facile à maintenir ;
- mettre à disposition une même organisation documentaire auprès de plusieurs utilisateurs.
Si vous gérez seulement quelques formules de politesse ou paragraphes standards, la fonction native de Word sera généralement suffisante. En revanche, lorsqu’il devient nécessaire de structurer une véritable bibliothèque documentaire et de retrouver les contenus à partir de plusieurs critères, il peut être pertinent d’utiliser une solution conçue pour automatiser Word.
Cette approche complète la fonction QuickPart Word lorsque le volume de textes réutilisables devient trop important pour être géré confortablement dans une simple galerie.
Exemple d’organisation d’une bibliothèque QuickPart Word
Si vous commencez à créer plusieurs blocs, définissez dès le départ une méthode de classement cohérente.
| Catégorie | Nom du QuickPart | Contenu enregistré |
|---|---|---|
| Courriers | Formule de conclusion | Phrase de conclusion utilisée dans les courriers professionnels. |
| Contrats | Clause de confidentialité | Clause standard à intégrer dans différents contrats. |
| Rapports | Présentation entreprise | Texte de présentation placé au début des rapports. |
| Qualité | Réserve audit | Texte standard utilisé pour formuler une réserve dans un rapport d’audit. |
Des noms précis et des catégories stables vous permettront de retrouver plus facilement les éléments dans l’Organisateur de blocs de construction.
Conseils pour bien utiliser QuickPart Word
Quelques précautions permettent d’éviter que la galerie devienne rapidement difficile à gérer.
- Attribuez un nom explicite à chaque bloc.
- Évitez de créer plusieurs QuickParts presque identiques.
- Utilisez des catégories cohérentes dès les premiers enregistrements.
- Ajoutez une description lorsque le nom ne suffit pas à identifier le contenu.
- Vérifiez la mise en forme avant d’enregistrer le bloc.
- Supprimez régulièrement les contenus devenus inutiles.
- Conservez une copie des textes importants dans un document de référence.
Il est également préférable de définir qui peut créer ou modifier les blocs lorsque plusieurs collaborateurs travaillent sur les mêmes modèles de documents.
Questions fréquentes sur QuickPart Word
Peut-on enregistrer un tableau dans un QuickPart ?
Oui. Sélectionnez l’ensemble du tableau, puis utilisez la commande Enregistrer la sélection dans la galerie de composants QuickPart. Le tableau pourra ensuite être réinséré avec son contenu et sa mise en forme.
Peut-on enregistrer une image dans un QuickPart Word ?
Oui. Vous pouvez sélectionner une image seule ou une image accompagnée de texte. Vérifiez simplement son positionnement avant d’enregistrer la sélection.
La modification d’un QuickPart change-t-elle les anciens documents ?
Non. Les documents dans lesquels l’ancienne version a déjà été insérée ne sont pas modifiés. La nouvelle version sera utilisée uniquement lors des prochaines insertions.
Pourquoi mon QuickPart a-t-il disparu après la fermeture de Word ?
Le bloc n’a peut-être pas été enregistré dans le modèle Word lors de la fermeture de l’application. Lorsque Word vous demande de sauvegarder les modifications du modèle, acceptez l’enregistrement afin de conserver les nouveaux blocs.
Peut-on classer les QuickParts par thème ?
Oui. Le champ Catégorie de la fenêtre de création permet de regrouper les blocs. Vous pouvez utiliser des catégories comme « Contrats », « Courriers », « Rapports » ou « Procédures ».
QuickPart Word convient-il à une bibliothèque de plusieurs centaines de textes ?
La fonction reste utilisable, mais la recherche et le classement deviennent moins pratiques lorsque le nombre de blocs augmente fortement. Une bibliothèque documentaire disposant de filtres et d’une recherche par mots-clés sera alors plus adaptée.
Conclusion
QuickPart Word est une fonction simple pour gagner du temps lors de la rédaction de documents répétitifs. Elle permet d’enregistrer un texte, un tableau ou une combinaison de plusieurs éléments, puis de les insérer à nouveau en quelques clics.
Pour commencer, il suffit de sélectionner le contenu, puis d’utiliser Insertion > Composants QuickPart > Enregistrer la sélection dans la galerie de composants QuickPart. L’Organisateur de blocs de construction permet ensuite de retrouver, renommer ou supprimer les contenus enregistrés.
Cette méthode convient parfaitement à une petite collection de textes réutilisables. Lorsque le nombre de blocs augmente, une organisation plus structurée peut devenir nécessaire pour retrouver rapidement chaque contenu et maintenir une bibliothèque documentaire cohérente.
Pour consulter les indications de l’éditeur, vous pouvez également vous reporter à la documentation de Microsoft consacrée aux composants QuickPart.
