Un collaborateur renseigne un tableau Excel depuis plusieurs années. Vous lui demandez d’en créer un nouveau avec quelques calculs et il se retrouve en difficulté. Pourtant, il utilise Excel tous les jours. Faut-il reprendre toutes les bases avec lui ? Lui apprendre davantage de fonctions ? Revoir d’abord le calcul qu’il doit réaliser ?
Les usages courants d’Excel peuvent s’apprendre sans connaissances mathématiques avancées. Mais remplir un tableau préparé et concevoir ses calculs demandent des acquis différents. Une difficulté peut venir de la manipulation du logiciel, de l’organisation des données ou du raisonnement nécessaire au calcul.
C’est ce qu’une formation Excel adaptée à vos besoins doit prendre en compte : partir du travail attendu, repérer ce qui manque pour le réaliser et construire l’apprentissage en conséquence.
« Savoir utiliser Excel » : pour faire quoi exactement ?
Prenons un tableau de suivi des commandes utilisé par trois personnes. Elles ouvrent le même fichier, mais leurs responsabilités sont différentes. Le contenu utile de leur formation le sera également.
| Travail attendu | Ce que la personne doit apprendre |
|---|---|
| Renseigner les commandes Saisir le client, les références, les quantités et les dates |
Identifier les informations attendues, compléter les bonnes cellules, corriger une saisie et préserver les zones de calcul |
| Exploiter le suivi Retrouver les commandes en retard ou consulter les ventes d’un client |
Sélectionner les données utiles, comprendre le périmètre affiché et interpréter les résultats |
| Concevoir ou faire évoluer le fichier Organiser les colonnes et calculer les montants des commandes |
Définir les données nécessaires, choisir les calculs, les traduire en formules et vérifier leur fonctionnement |
Pour la première personne, apprendre à remplir correctement le fichier peut suffire à l’objectif fixé. Pour la troisième, savoir saisir et mettre en forme des cellules laisserait une partie du besoin sans réponse.
La formation doit donc viser ce que chaque personne devra être capable de réaliser. Les connaissances communes peuvent être travaillées ensemble, puis les apprentissages approfondis selon les tâches confiées.
Un même blocage apparent peut nécessiter des explications différentes
Deux personnes disent : « Je n’arrive pas à calculer le montant de la commande. » Cette phrase ne permet pas, à elle seule, de choisir le contenu de leur formation.
La première sait qu’il faut multiplier la quantité par le prix unitaire. Elle pourrait expliquer le calcul oralement, mais elle ne sait pas comment utiliser les cellules dans une formule. Son apprentissage doit porter sur la traduction de ce raisonnement dans Excel.
La seconde sait saisir une formule, mais elle hésite sur l’application d’une remise. Elle peut recopier un exemple sans comprendre pourquoi le résultat est juste. Avec elle, il faut d’abord reprendre le sens du pourcentage et la valeur sur laquelle il s’applique.
Dans le premier cas, une explication du fonctionnement d’Excel répond au blocage. Dans le second, le rappel de calcul fait partie de la formation. Si l’on présente uniquement une formule à reproduire, la personne risque de rencontrer la même difficulté dès que la situation change.
Concevoir des calculs demande de retrouver certaines bases mathématiques
Pour tenir une liste de contacts ou renseigner une date de livraison, il n’est pas nécessaire de maîtriser les pourcentages. Pour construire un tableau de calcul, certaines règles deviennent indispensables : choisir entre additionner et multiplier, comprendre un taux, respecter les priorités des opérations ou savoir ce que représente une moyenne.
Sur une commande de 200 euros, une remise de 10 % représente 20 euros. Excel peut effectuer l’opération, mais la personne qui conçoit le tableau doit comprendre à quel montant la remise s’applique et quel résultat elle cherche à obtenir.
Les parenthèses illustrent une autre difficulté possible. Les calculs =10+5*2 et =(10+5)*2 donnent respectivement 20 et 30. Une personne qui a oublié les priorités de calcul peut savoir écrire une formule tout en obtenant un résultat différent de celui qu’elle attend.
Ces notions peuvent être reprises pendant la formation. Il faut déterminer lesquelles sont nécessaires au travail demandé et les expliquer avec des exemples que le participant comprend. Avoir oublié une règle ne signifie pas que l’on est incapable de créer un tableau.
Le programme Excel débutant de DOPHIS prévoit notamment ces rappels sur les règles de calcul, les pourcentages et les ratios. Le besoin de les revoir doit être identifié même chez une personne qui utilise déjà Excel régulièrement.
Pourquoi le nombre d’années sur Excel ne suffit-il pas pour définir une formation ?
Une utilisation quotidienne peut se limiter à quelques manipulations bien connues. Si les tableaux ont toujours été préparés par un collègue, leur utilisateur n’a pas forcément eu l’occasion de choisir les données, de construire les calculs ou de vérifier une nouvelle formule.
À l’inverse, une personne peu habituée à Excel peut déjà comprendre les calculs de son métier. Elle aura surtout besoin d’apprendre à les mettre en œuvre dans le logiciel.
Préparer la formation à partir d’une tâche concrète permet de distinguer les acquis à conserver et les points à travailler. Cela évite de reprendre longuement ce qui est déjà compris ou d’avancer en supposant qu’une base est maîtrisée.
Que change le sur-mesure dans l’apprentissage ?
Reprenons le suivi des commandes. Pour préparer une formation utile, il faut préciser ce que les participants devront faire à l’issue de la session, puis observer où ils rencontrent des difficultés.
- Si une personne doit seulement renseigner le fichier, les exercices portent sur ses saisies et ses contrôles quotidiens
- Si elle doit exploiter le suivi, les exercices portent sur les informations à retrouver et la compréhension des résultats
- Si elle doit construire les calculs, la formation associe le raisonnement, l’écriture des formules et leur vérification
- Si une base mathématique manque, elle est reprise avant de poursuivre les calculs qui en dépendent
Le sur-mesure concerne ainsi le contenu, l’ordre des explications et le temps consacré aux difficultés rencontrées. Utiliser le fichier de l’entreprise donne un contexte concret ; encore faut-il adapter ce que l’on y enseigne aux personnes présentes.
Pour vérifier la progression, on peut demander au participant de refaire la tâche avec d’autres données et d’expliquer le résultat obtenu. On vérifie alors sa capacité à réutiliser ce qu’il a appris.
Chez DOPHIS, je prépare les formations à partir des tâches à réaliser, des connaissances des participants et de leurs difficultés. Les exercices peuvent s’appuyer sur vos fichiers professionnels ou sur des exemples adaptés à votre activité.
Vous souhaitez former un collaborateur ou une équipe ? Décrivez-moi ce que chacun doit savoir faire dans Excel et les points qui posent problème aujourd’hui. Nous pourrons définir les apprentissages nécessaires et un programme adapté.
